Kontrolu mohou firmy čekat každé dva roky

Kontrolu mohou firmy čekat každé dva roky

Pokud firma začne zaměstnávat pracovníky, vzniknou jí povinnosti ve vztahu ke zdravotním pojišťovnám i ke správě sociálního zabezpečení. Jejich plnění si tyto instituce ověřují poměrně často.
Podnikatel by měl vědět, co přesně má při kontrole předložit. Bude-li mít veškerou dokumentaci v pořádku, může to ověřování značně urychlit.
Zpravidla jednou za dva roky musí zaměstnavatel počítat s kontrolou příslušné okresní (pražské) správy sociálního zabezpečení. "Pravidelné, plánované kontroly jsou uskutečňovány u všech organizací a malých organizací a zahrnují ucelenou kontrolu celé oblasti sociálního pojištění," uvedla Štěpánka Mikešová z České správy sociálního zabezpečení.
Úředníky zajímá, zda jsou plněny povinnosti v důchodovém a nemocenském pojištění, včetně provádění nemocenského pojištění organizacemi. Samozřejmě se také kontroluje, zda je pojistné řádně odváděno a zda je ve správné výši.

Nehodí-li se termín, lze se s úředníkem domluvit

O termínu kontroly se podnikatel dozví alespoň deset dnů předem. Pokud se však datum podnikateli nehodí, může si domluvit s příslušným úředníkem jiný termín. "K tomu účelu je vždy na oznámení k provedení kontroly uveden konkrétní pracovník, který bude kontrolu provádět, a jeho telefonní číslo," potvrdila Mikešová. Pokud se jedná o větší firmu, která zaměstnává více než 25 lidí, zpravidla se kontrola koná přímo v jejím sídle. U menších podniků je však zvykem, že se účetní dostaví na úřad.
Kontrolory budou zajímat veškeré účetní záznamy potřebné pro stanovení výše pojistného a odvod částek. Znamená to, že by si firma měla připravit například výpisy příslušných účtů, mzdové listy a výplatní listiny i rekapitulace mezd a daňových odvodů.
Dále se kontrola bude zajímat také o údaje o úrazech a nemocích z povolání, o doklady o likvidaci dávek nemocenského pojištění, či o evidenci pracovní doby včetně doby neplaceného volna.
Jak dlouho kontrola trvá, záleží na mnoha okolnostech. Svou roli zde hraje hlavně velikost firmy. "Kontrola u velkých firem trvá v některých případech i několik dní. Daleko jednodušší je kontrola prováděná u malé organizace, kde její délku lze vymezit hodinami," potvrdila Mikešová. Jak dlouho bude ověřování trvat, také ovlivňuje množství zjišťovaných nedostatků. Po provedení kontroly podnikatel dostane takzvaný protokol. Pokud nebylo vše v pořádku, správa sociálního zabezpečení vystaví platební výměr na zjištěné dlužné pojistné a penále.
Také zdravotní pojišťovny si mohou ověřit, zda firma odvádí pojistné na zdravotní pojištění řádně a ve správné výši. Perioda kontrol je z důvodu promlčecí lhůty pro vyměření penále kratší než pět let.
Pojišťovna upozorní na prováděnou kontrolu nejméně dva týdny předem. "Pokud se pojišťovnou navržený termín zaměstnavateli nehodí, lze dohodnout jiný termín kontroly," ujistil Jiří Suttner, tiskový mluvčí Všeobecné zdravotní pojišťovny.
Úředníka při vlastním ověřování budou zajímat především dokumenty, které jsou potřebné pro správnost placení pojistného. Podnikatel by si proto měl připravit zejména evidenci zaměstnanců dle jednotlivých zdravotních pojišťoven, pracovní smlouvy či doklady o zahájení a ukončení účasti v nemocenském pojištění.
Při kontrole může přijít řada i na ověřování, zda je za zaměstnance skutečně plátcem pojistného stát či zda u konkrétního pracovníka nemusí být dodržen minimální vyměřovací základ. Důležitými dokumenty jsou také doklad o výplatním termínu mezd, mzdové listy, rekapitulace mezd a odvodu pojistného či měsíční přehledy.
Kontrolní pracovníci si samozřejmě mohou vyžádat další doklady, jako například jmenovací listinu statutárního zástupce, doklady o vyhlášení konkursu a podobně.
"Délka kontroly závisí na tom, v jakém pořádku má plátce dokumentaci. U zaměstnavatele hraje roli také množství zaměstnanců," upozornil Suttner a dodal že u některých plátců proto trvá kontrola jen několik hodin, u jiných může trvat i více jak týden.

Je-li důvod, může dojít i k mimořádným kontrolám

Kromě pravidelných kontrol ze strany České správy sociálního zabezpečení či zdravotních pojišťoven se mohou setkat podnikatelé i s mimořádným ověřováním plnění povinností.
Co se týče zdravotního pojištění, je mimořádné ověřování plnění povinností vyvoláno například zásadními či opakujícími se poklesy výše odvodů pod obvyklý průměr. Důvodem pro kontrolu může být také upozornění jiné instituce na možné porušování povinností.
Také správa sociálního zabezpečení má právo na provedení neplánované kontroly, například v případech, kdy byly zjištěny při posledním řádném ověřování plnění povinností závažné nedostatky. O provedení mimořádné kontroly však může požádat i podnikatel sám, například v případě změny majitele firmy či sloučení nebo rozdělení společnosti.

Seznam podkladů, které při kontrole podnikatelů vyžadují zdravotní pojišťovny

[*] evidence zaměstnanců dle jednotlivých zdravotních pojišťoven
[*] pracovní smlouvy
[*] doklady o zahájení a ukončení účasti v nemocenském (a tím i zdravotním) pojištění
[*] doklady opravňující zařazení zaměstnance mezi osoby, za které je plátcem pojistného stát
[*] doklady, které prokazují, že u zaměstnance nemusí být dodržen minimální vyměřovací základ
[*] doklad o výplatním termínu mezd
[*] dokumentace k výpočtu vyměřovacího základu na pojistné na zdravotní pojištění (mzdové listy, rekapitulace mezd a odvodu pojistného, měsíční přehledy atd.)
[*] další doklady, které si vyžádají kontrolní pracovníci (například výpis z obchodního rejstříku, jmenovací listina včetně jmenovacího dekretu statutárního zástupce, doklady o vyhlášení konkurzu a o vstupu do likvidace, o právním nástupnictví)
Foto: HN - Ondřej Besperát Zdroj: VZP