Doklady je třeba uchovávat i několik let

Doklady je třeba uchovávat i několik let

Po vyplnění daňového přiznání je pro mnoho podnikatelů uplynulý rok již dávnou minulostí. Doklady, které za toto období nastřádal, jej však budou provázet ještě dlouho. O některé podklady, které s podnikáním souvisejí, je totiž třeba se náležitě starat ještě několik let, kvůli případné kontrole.
Jak dlouho a jakým způsobem je třeba určité doklady schraňovat, určuje podnikatelům řada předpisů. Délka nutného uchovávání přitom závisí na druhu dokladu.
Ze zákona o účetnictví se například podnikatel může dozvědět, že účetní závěrku a výroční zprávu musí archivovat po dobu deseti let. Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy se musejí skladovat pět let, stejně jako účtový rozvrh, přehledy a dokumenty, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví.

Mzdové doklady je třeba uchovávat desítky let

Samozřejmě, že někdy je nutné uchovávat účetní záznamy i déle. Pokud jsou používány i pro jiné účely, než je vedení účetnictví, například v trestním řízení, správním řízení nebo pro účely sociálního zabezpečení a veřejného zdravotního pojištění, je nutné je schraňovat i po lhůtě stanovené zákonem o účetnictví. Doklady související se mzdami se například musejí archivovat několik desítek let.
Archivovat však nestačí jen účetní doklady, ale také například smlouvy či plány a další podstatná data.
Pro zavedeného podnikatele to znamená, že někde musí ve své kanceláři najít místo, kde bude množství pořadačů s dokumenty uchovávat. Povinnost skladovat doklady se navíc nevztahuje jen na fungující firmy, ale také na podniky, které přestanou existovat.

Digitalizace nemusí být vždy vhodným řešením

Nabízí se převod dokladů z písemné do digitální podoby. Podnikatel však musí zvážit, zda se mu to vyplatí. Pokud se obrátí na specializovanou firmu, může se mu totiž budování digitálního archívu značně prodražit.
Navíc je třeba zajistit, aby se obsah účetního záznamu v nové formě shodoval s obsahem dokladu v původní, papírové podobě. Podnikatel pak musí být vždy schopný převést data z elektronické podoby do formy, v níž je obsah čitelný pro fyzickou osobu.
Je třeba také zvážit životnost virtuálních nosičů. Digitalizace tak nemusí být řešením pro všechny typy dokumentů.
Pokud se podnikatel rozhodne ponechat si doklady v papírové podobě, může se časem stát, že na skladování nebude mít dostatek prostoru.
Řešení proto nabízejí různé specializované firmy, které za poplatek archivaci a úschovu písemností převezmou. Společností, které nabízejí archivační služby pro podnikatele, je celá řada. S jejich výběrem může podnikateli pomoci internet, kde firmy zveřejňují základní podmínky skladování písemností a cenu za tuto službu.
Podnikatelé mohou na těchto firmách přenechat dokonce i vypracování spisového a skartačního plánu či roztřídění písemností podle délky skladování.
Zájemci o tyto služby mohou na webových stránkách dané firmy zjistit, kolik vlastně za nakládání a archivaci dokumentů k uložení zaplatí. Ceníky těchto specializovaných firem jsou podobné.
Například firma Agroscience, která archivační služby nabízí, si účtuje 0,90 haléře za jeden běžný metr písemností za den. Běžným metrem se přitom rozumí písemnosti formátu A4 v šanonech či balících postavených v jedné řadě vedle sebe v délce jednoho metru. Pražská společnost Archipo si zase účtuje za uložení písemností jednu korunu za běžný metr za den, při větším objemu zakázky však může zákazník obdržet i slevu.
Podobné služby nabízí také například mladoboleslavská firma Chlum či Středočeská spisovna a další firmy.