Open space šetří firmě peníze. Jak v něm ale přežít?

Obrovské kanceláře rozdělené do několika desítek buněk, tvořených psacím stolem, počítačem a telefonem. S příchodem zahraničních firem na český trh se tento trend začal uplatňovat v devadesátých letech i v Česku, zejména kvůli snižování nákladů. "Zpočátku při nástupu open spaců se firmy orientovaly především na spojité prostory bez výrazného dělení a s minimálním soukromím," říká architekt Jan Mackovič.

"Dělící přepážky byly vysoké do 150 centimetrů, což vyvolávalo negativní reakce zaměstnanců. Lidé chtěli výraznější členění prostoru pro menší pracovní skupiny třeba se skleněnými stěnami či čajovými kuchyňkami. Jednoduše šlo o potřebu navození pocitu 'domácího' prostředí s odpočinkovými kouty, kulečníkovými stoly, 'válecími' plochami, barevnými materiály, dřevem a rostlinami. A to vše v duchu hesla - v práci se cítím jako doma," vysvětluje Mackovič.

Tam, kde ale firma nemá peníze, které může investovat do pracovního prostředí, byli zaměstnanci balamuceni tím, že se v open spacu lépe komunikuje. Je to pravda částečná, záleží na charakteru práce. Ideální je takový prostor třeba pro redakce, zejména zpravodajské. Pokud však lidé dělají práci, kde se potřebují soustředit, mají s open spacem přesně opačnou zkušenost. Nulové soukromí, věčné vytrhování z práce, zbytečné zatahování do problémů, které se netýkají jejich vlastní práce, a málo prostoru na odložení osobních věcí. A na konci dne větší vyčerpanost, než by odpovídalo jejich skutečnému pracovnímu výkonu.

"Z hlediska akustiky je ideální počet pracovní skupiny v jedné místnosti do šesti osob. Nad tuto hranici je už zvukové a hlukové zatížení jednotlivců nadměrné (telefony, hovory, obecný šum v místnosti," vysvětluje Jan Mackovič.

Když nemusíte telefonovat na chodbě

Ne každý člověk si libuje v "ustájení" uprostřed davu a v prostoru omezeném na několik metrů čtverečních. Ovšem není open space jako open space. Pokud v něm pracujete celý den, ale přitom vás nebolí hlava a citlivější hovory neběháte vyřizovat před dům nebo na chodbu, je vše v pořádku. Možná prostor navrhl profesionální architekt, jsou tu tlumící materiály, oddychové zóny a na pracovišti si nepřipadáte jako v pasti.

"Příkladem promyšlené administrativní budovy 'na klíč' je obří bankovní centrála architekta Josefa Pleskota v pražských Radlicích. Zaměřil se zejména na vnitřní provoz stovek zaměstnanců, kde je dostatek společných odpočinkových míst i polooddělených kanceláří pro lepší soustředění se na práci," říká Mackovič. "Původní nejisté reakce prvních 'ubytovaných' zaměstnanců se časem ustálily v tvrzení, že je tam příjemné pracovat. Architekt zůstal přítomen i mnoho měsíců po dokončení stavby, aby reagoval na provozní problémy a vychytával 'mouchy', které se nedaly u takto rozsáhlé stavby předvídat," dodává Mackovič.

Pokud se vám do open spacu po víkendu nechce, zřejmě jej nenavrhl, ani nedozoroval dobrý architekt, ani stavitel. Pravděpodobnější je, že sedíte v nějakém nezdařeném provizoriu.

Dva typy kanceláří

Existují dva základní typy kanceláří:

Bez bariér - jednotlivá pracovní místa jsou volně umístěná do prostoru bez jakýchkoli oddělujících přepážek. Stoly jsou přímo vedle sebe, například v několika řadách. Toto rozvržení ušetří firmě nejvíce peněz, zároveň je však nejnáročnější na psychiku zaměstnanců. Ti se zde právem cítí jako na pranýři – a to nejen před vedoucími, ale i před ostatními kolegy. Nevýhodou také je, že mluvením a telefonováním v prostoru bez bariér vzniká poměrně velký hluk.

Kóje - Další (pro mnoho zaměstnanců příznivější) variantou je uzpůsobení místnosti do jakýchsi kójí či buněk. Ty jsou navzájem odděleny přepážkami, tvoří tak pomyslné malé kanceláře a umožňují pracovníkům alespoň částečné soukromí. Problémem těchto typů místností pak může být nedostatečná ventilace vzduchu.

"Ideální řešení pro všechny neexistuje. Každý pracovník má své specifické nároky. Někomu vyhovuje zcela propojený prostor, jinému se dobře pracuje pouze ve vlastní buňce. Nejlepší je kombinace obou výše zmíněných variant a především maximální možná flexibilita open spacu - možnost tvořit vymezené prostory pro spolupracující týmy a zároveň umožnit práci v polooddělených zákoutích. To vše za pomoci jednoduše přestavitelných přepážek či nábytku," radí Mackovič.

Jak má a nemá vypadat otevřená kancelář? Podívejte se do záložky fotogalerie.

"Pohoda v open spacu hodně závisí na práci architekta, který musí naplnit potřeby zaměstnavatele (jednoduché, funkční rešení s rozumnými náklady a dobrou možností kontroly zaměstnanců) a zároveň vytvořit psychologicky příjemné prostředí pro zaměstnance," říká Mackovič.

Jak si na otevřenou kancelář snáze zvyknout?

Psychologové doporučují vyzkoušet následující tipy, jak si pracoviště v otevřené kanceláři přizpůsobit k obrazu svému.

Zpříjemněte si buňku květinami, fotkami, plakáty. Ohraničte si vlastní prostor. S kolegy se domluvte na pravidlech společného "soužití", jako je hlasitost telefonních hovorů, větrání místnosti, počet a umístění aromatických květin apod. Není pravda, že si nakonec na open space zvykne každý. Někdy je lepší kvůli svému zdraví uvažovat o jiné alternativě. Přejít jinam, zařídit si práci z domova, nebo si hledat práci v menším týmu, kde open space v obřím měřítku nehrozí.