Žádost o dotaci nekončí jejím úspěšným podáním. Jak úspěšně čerpat přidělené finance?

Skutečné dotační projektové řízení znamená především vše dobře promýšlet a dopředu plánovat. Plán, který jste si vytvořili při kompletaci žádosti o veřejnou dotaci, by se neměl stát jenom kusem papíru, na který ve firmě už vlastně každý zapomněl.

Sledování, řízení a aktualizace projektového plánu je zároveň nejlepší cestou, jak si poradit s požadavky ze strany administrátorů dotace.

Kritickým bodem, který často působí potíže, spočívá v organizaci výběrových řízení na výběr dodavatelů. Jejich realizace bývá zdlouhavá a složitá, nicméně ze zákona nutná.

Dalším, ale nikoliv nejméně důležitým pravidlem je udržovat si ve vašem projektu pořádek. Je až s podivem jak málo žadatelů si udržuje přehlednou dokumentaci, která přitom bývá prvním cílem namátkových kontrol, které mohou každého žadatele v průběhu projektu potkat.

A jaké konkrétní nástrahy na vás v realizační části číhají?

Rady a tipy:

• U projektů, které jsou podpořeny dotací, platí pravidlo, že vaši dodavatelé nad určitou finanční částku musí být vybráni výběrovým řízením, jehož pravidla definuje buď přímo zákon (č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách) nebo specifická pravidla daného dotačního titulu. Pamatujte na to a promítněte výběrová řízení i s příslušnými lhůtami do projektového plánu.

• Pokud se chystáte provést nějakou změnu v projektu (způsobenou ať už úmyslně nebo neúmyslně), je důležité pečlivě prostudovat právní úpravy, směrnice a příručky pro příjemce, kde jsou stanovena pravidla pro čerpání dotací. Obecně lze doporučit provádět změn co nejméně – vždy to znamená komplikaci navíc.

• V případě strukturálních fondů stačí nepodstatné změny uvést v monitorovacích zprávách, ty podstatné je pak nutné oznámit řídícímu orgánu. a to pokud možno v předstihu – odsouhlasením změny ze strany řídícího orgánu popř. i stanovením způsobu a podmínek jejího provedení a následné akceptace se žadatel vyhne nemilému překvapení v následném zpochybnění realizace celého projektu, výběrového řízení či samotné administrace. Nedodržení pravidel a podmínek je sankcionováno až do výše samotné dotace
• Pokud se poskytovatel dotace chystá vykonat kontrolu projektu, musí vám o tom dát vědět v určitém časovém předstihu. U namátkových kontrol se zjišťuje především stav projektu – zda jsou monitorovací zprávy v souladu s reálnými výstupy, zda je dodržován časový harmonogram, jestli souhlasí počet pořízených přístrojů (IT techniky apod.) a počet vytvořených pracovních míst.
• Po obdržení dotace z prostředků strukturálních fondů Vám vzniknou povinnosti, v následujících oblastech:
  • Vedení odděleného účetnictví
  • Archivace dokumentace
  • Pojištění majetku
  • Publicita projektu
  • Udržení výstupů projektu po stanovenou dobu (tzv. udržitelnost projektu v obecné lhůtě 3-5 let)
  • Zákaz prodeje majetku, omezení možností jeho zatížení po dobu udržitelnosti projektu

Jejich splnění bývá také nejčastějším terčem již zmíněných kontrol. Z toho důvodu je vhodné v nich udržovat perfektní pořádek, strukturovat je do šanonů a uzpůsobovat pro dlouhodobou archivaci. Pokud tuto složku zanedbáte, vystavujete se reálnému nebezpečí odebrání dotace.

Realizace dotovaného projektu předpokládá určitou obezřetnost. Jakákoliv nečekaná událost může ohrozit původní plán, který musí být složitě aktualizován.

Výběrová řízení zase zaberou velké množství času, které je třeba zvážit. Všechny kroky, které provedete, je dobré zaznamenat a evidovat.

Pořádek v účetnictví a také v dalších oblastech povinné dokumentace je nezbytným předpokladem pro úspěšné vyčerpání dotace.

/autor působí ve firmě Naviga 4/