Konec záplavy papírových dokumentů. Popíšeme vám výhody systémů pro jejich správu a elektronizaci

Úspory za fyzický archiv:

Digitalizací dokumentů je možné ušetřit podstatnou část prostoru potřebného pro fyzický archiv, v němž jsou ukládány papírové dokumenty, aby bylo možné zajistit shodu s legislativou a dohledatelnost dokumentů. To se výrazně promítá i do finančních nákladů.

Rychlý přístup:

Elektronické dokumenty jsou uchovávány v centrálním úložišti a pro jednotlivé uživatele jsou dostupné přímo z jejich počítače na pracovišti. Jejich alokace je rychlejší, a navíc uživatel nemusí odbíhat do archivu.

Eliminuje se také riziko ztráty nebo poškození jediné fyzické kopie. Navíc nevznikají poměrně časté problémy s tím, že jsou papírové kopie po svém použití nebo při archivaci špatně zařazeny a v rozsáhlejším archivu tedy prakticky nedohledatelné v rozumném čase.

I v případě, že jsou dokumenty v elektronickém úložišti špatně zařazeny, je možné se jich dopátrat mnohem snáze pomocí fulltextového vyhledávání. Zaměstnanci tráví v některých firmách zpracováním papírových dokumentů podstatnou část pracovní doby, přitom podle různých odhadů analytických firem tráví řádově několik desítek procent času manipulací s dokumenty, které aktuálně vůbec nepotřebují.

Větší část tohoto času lze převedením dokumentů do digitální podoby zcela eliminovat. Například podle IDC pak stráví 20 % času hledáním informací v těchto dokumentech - pravděpodobnost, že je naleznou, je přitom zhruba 50procentní.

Flexibilní vyhledání:

Dohledání dokumentů či informací uchovávaných ve formě fyzických kopií je časově často dosti náročná záležitost - ne vždy totiž pracovníci přesně vědí, kde který dokument přesně hledat nebo kde je obsažena informace, kterou je nutné zjistit.

ECM a DMS systémy nabízejí jako jednu ze svých klíčových funkcí fulltextové vyhledávání, tedy vyhledávání podle jakéhokoliv slova či fráze. Vyhledávací služba přitom obvykle vyhledává nejen podle názvu či anotace dokumentu, ale také v jeho obsahu, například ve wordovém či PDF dokumentu.

Dokumenty je navíc možné indexovat, a to často více způsoby současně pomocí metadat i slovních indexů, což rovněž usnadňuje jejich dohledání. Kromě toho je možné používat různé taxonomie, kategorizaci dokumentů.

Systémy ECM přitom dovolují vyhledávat ve všech do nich integrovaných zdrojů strukturovaných i nestrukturovaných dat včetně úložiště dokumentů, e-mailu, webového obsahu atd. Navíc poskytují takové možnosti, jako je miniaturizovaný náhled zobrazení míry relevance vůči předmětu vyhledávání apod.

Řízený oběh dokumentů:

Převedením všech dokumentů do elektronické podoby je možné v rámci firmy mnohem snáze a efektivněji tyto dokumenty sdílet jak v rámci pracovních týmů, tak mezi různými odděleními nebo i vně firmy.

K tomu lze využít různé prostředky - třeba e-mail nebo webový portál, nicméně distribuce dokumentů je vždy řízená - ECM a DMS systémy zaštiťují kompletní workflow při zpracování a schvalování dokumentu, umožňují provádět správu verzí a na základě uživatelských rolí a oprávnění řídí, kdo může dokumenty editovat, schvalovat či mazat nebo kdo má k různým kategoriím či typům dokumentů přístup pouze pro čtení.

Během jejich zpracování přitom uživatelé či vedoucí pracovníci mají přesný přehled, v jaké fázi se celý proces nachází, kdo je zodpovědný za následující krok atd. Pro distribuci obsahu přitom není nutné kopírování či opakovaný tisk kopií, což firmám šetří čas i náklady.

Vyšší bezpečnost:

ECM a DMS systémy firmám dávají silný nástroj pro lepší a flexibilnější zajištění bezpečnosti citlivých a důvěrných firemních informací nebo osobních dat zaměstnanců či klientů.

Přístup k nim přitom dovolují řídit jak na základě složek, tak na úrovni jednotlivých dokumentů pro různé skupiny uživatelů (například podle oddělení či pracovního zařazení) nebo i na úrovni jednotlivců.

Srovnatelné úrovně zabezpečení firmy u papírového archivu většinou nemohou dosáhnout (kdo má přístup do archivu, může se dostat k jakýmkoliv dokumentům), a pokud ano (například tím, že dokumenty jednotlivým pracovníkům vydává na vyžádání pověřená osoba), vede to ke zpomalení celého procesu jejich dohledání a získání.

Archivace a zálohování:

Ukládání dokumentů v elektronické podobě podstatně zjednodušuje jejich zálohování - a to nejlépe v úložišti ve vzdálené lokalitě (cloud), což znamená jejich spolehlivější uchování, aby firma v budoucnu dostála legislativním požadavkům a byla schopná sestavit potřebný scénář pro obnovu po havárii (viz další záložka).

Digitální archivace, kterou DMS a ECM systémy umožňují, je mnohem praktičtější a nákladově úspornější, přičemž v případě potřeby jejich opětovného získání, například pokud dojde k právnímu sporu, mnohem rychlejší a jednodušší.

Vyspělá řešení dovolují definovat a implementovat retenční politiky pro všechny typy dokumentů a záznamů pro dlouhodobou archivaci a zajistit jejich autenticitu a integritu. Pro snazší dosažení shody s legislativou navíc mohou firmy a instituce pro archivaci zvolit vhodné důvěryhodné úložiště certifikované podle českých nebo i podle evropských norem.

Digitální archivace navíc umožňuje ekonomicky a spolehlivě duplicitně archivovat i ty dokumenty, které je s ohledem na legislativu i nadále nutné uchovávat v papírové podobě.

Obnova po havárii

V případě, že dojde k jakémukoliv problému, ať už vlivem havárie primárního archivačního systému nebo živelní katastrofy, je obnova díyk ECM či DMS po havárii rychlá.

Papír je z hlediska nepraktický nejen kvůůi zálohování, ale obnova kopií (které i tak musí být někde archivovány) by znamenala znásobení nákladů na fyzický archiv, kde jsou dokumenty opět vystaveny riziku špatného zacházení a ztráty.

Oproti tomu digitální archivy jsou v tomto směru pro případ havárie výrazně lépe připraveny a obnova dat je rozhodně méně časově i finančně náročná.