Zatoulaná faktura určila směr vývoje softwarového inženýra

Počítače byly vždy jeho koníčkem, ale místo "jak věci fungují" jej spíše zajímalo "proč tak fungují". Od roku 2004 začal podnikat, aby tuto svoji vášeň mohl lépe rozvinout. Zdánlivě banální situace složitě dohledatelné faktury k reklamovanému zboží rozhodla o budoucí oblasti jeho zájmu. Od roku 2008 se věnuje vývoji cloudového ekonomického systému FlexiBee.

Jeho životní postoj se shoduje s mottem velikánů typu Jana Wericha a Františka Vláčila. Je jím: "Kdo chce, hledá způsoby, kdo nechce, hledá důvody." Petru Ferschmannovi se rozhodně chtělo, když se vydal na dlouhou cestu vývoje on-line účetního softwaru, který dnes usnadňuje práci s vedením daňové evidence i podvojného účetnictví nejen profesionálním účetním, ale díky intuitivnímu ovládání i živnostníkům a drobným podnikatelům. V rozhovoru s ním se dočtete, jakou cestou se vydalo a jakým směrem se dále bude ubírat účetnictví 21. století.

Jak jste přišel na myšlenku on-line účetního softwaru?

Od roku 2004 jsem podnikal a přednášel o moderních technologiích, jejich významu a budoucnosti. Na jedné z těch přednášek jsem v roce 2006 potkal Martina Štekla, který vytvořil a od roku 1991 nabízel ekonomický systém WinStrom. Jeho technologie ovšem začala pomalu zastarávat. Požádal mě o spolupráci a v roce 2008 jsem společně založili společnost FlexiBee Systems.

Martin přicházel se znalostním trustem z oblasti účetnictví. Nahlížel na produkt z pohledu, co všechno musí umět, a já se soustředil na jeho inovační vývoj. Někdy je totiž třeba ten nezávislý a nezasvěcený pohled zvenčí, protože když jste pohlceni systémem, pracujete s ním, tak si mnohdy neuvědomíte, že by některé procesy mohly fungovat snadněji a lépe. 

Tím impulzem vytvořit on-line a cloudovou verzi účetního systému byla špatně dohledatelná faktura. Ještě v době, kdy jsem samostatně podnikal a na trhu byly jen "klasické" účetní systémy, měl jsem všechny doklady u svého účetního. Přišla situace, kdy jsem chtěl reklamovat počítačový disk, ale nebyl jsem schopný se dopátrat faktury. Ve spolupráci s mým účetním se mi to nakonec povedlo. Dohledali jsme ji pod změtí symbolů a číslic. V tom okamžiku jsem si uvědomil, že to musí jít rychleji a snáze. Do projektu FlexiBee jsem tak přinesl myšlenku on-linu a cloudu. Chtěl jsem, aby systém fungoval snadno přes internet. 

Jaké výhody nabízí firmám cloudové řešení účetnictví? V čem je řešení ABRA FlexiBee unikátní?

Cloud vám umožní přístup k systému kdykoliv a odkudkoliv, ať jste v práci, doma nebo na dovolené, vždy uvidíte stejná aktuální data jako váš účetní.

Unikátnost našeho řešení spatřuji v podpoře i jiných operačních programů, než je Windows. ABRA FlexiBee jede i na Macu OS X a Linuxu. Dalším důležitým prvkem je otevřené programátorské rozhraní REST API, které umožní napojit libovolný systém. Ono napojení zvládne i středoškolský programátor za pomoci účetní. Jde třeba o propojení dat, která se kumulují jako výstupy e-shopu s účetním systémem, ale i dat z CRM systémů a dalších.

Jaký přínos má cloudové účetnictví pro malé a střední podnikatele?

Tím výrazným přínosem je to, že nemusíte řešit problematiku IT – aktualizace, zabezpečení či zálohování dat. Prostě vám stačí počítač a internet a můžete hned pracovat, ať jste kdekoliv. Provoz v cloudu máte navíc u nás zahrnutý v ceně, takže se nemusíte starat o servery ani techniku.

Malým firmám se cloudové účetnictví vyplatí úplně nejvíce. Každá firma vytváří doklady a ty pak musí předat účetnímu. Mezi vytvořením faktury a účetními výstupy je ale několik měsíců. Firma pak ani neví, jak velké bude platit DPH, což významně ztěžuje rozhodování o případných investicích. Když máte on-line účetní systém, je vše zaúčtováno okamžitě a přístup k těmto informacím máte nepřetržitě.

Informace se k Vám dostávají včas a máte přehled o všech operacích. Účetnictví je samozřejmě zachycení minulého stavu, nenaleznete v něm budoucnost, ale myslím si, že čím dříve znáte onu minulost, tím dříve můžete měnit budoucnost.

Příkladem je jeden z našich klientů, který zaznamenal pokles poptávek a objednávek. S předstihem tak odhadl pokles obratu a začátek krize. Jeho konkurenti toto poznání učinili až o čtyři měsíce později. Klient náskoku využil, učinil jistá opatření. Začal investovat do znalostí a továren, aby byl připraven, až dojde k opětovnému oživení.

Takovou metaforou k tomuto případu je příklad ponorky. Firmy, které analyzují svoji situaci průběžně a zajímají se o finanční data, mohou v době krize zaklapnout víko ponorky, která představuje jejich firmu, potopit se, ale připravovat se na oživení a posléze vystřelit jako stíhačka. Firmy, které neanalyzují data, nestihnou víko ponorky zaklapnout včas, do ponorky jim "nateče", a až dojde k oživení poptávky, tak se jim budu hůře odlepovat ode dna, pokud ještě vůbec. 

Kolik je to stojí?

Náš model funguje tak, že jeden uživatel je zdarma, tudíž máme spoustu malých "eseróček" a živnostníků. Pokud je společnost větší a potřebuje, aby do systému vstupoval více než jeden uživatel, tak pak už je namístě placené řešení. Nabízíme i speciální tarif pro účetní.

Snažíme se změnit způsob, jak dnes účetní pracují. Chceme, aby se z nich stali finanční ředitelé, kteří firmě poradí, jak by mohla lépe fungovat. Do dnešní doby totiž převládal přístup "cvičených opic", kdy firmy své faktury založí do šanonu, který nejlépe několik hodin před odesláním DPH odvezou své účetní. Ta neví, co dřív, protože jí podobné situaci vystaví dalších deset klientů, je pak tlačena termíny a v podstatě placená za to, že umí doklady rychle přepsat a zanést do systému. To je způsob, který chceme změnit.

Když totiž firma trochu vyroste, už takhle fungovat nemůže. Účetní již dochází ke klientům do kanceláře, když tak ale činí třeba třikrát do týdne, tak to stojí řádově 30 tisíc korun měsíčně, což je podstatně víc, než 5 tisíc korun, což je částka, na kolik přibližně vyjde předešlá varianta. Situaci něco mezi tím, kdy se firmě nevyplatí účetní v kanceláři, ale ani varianta donášky dokladů jednou za měsíc, řeší on-line vedení účetnictví. Lze totiž mít variantu za pět, deset i 15 tisíc korun. 

Kolik klientů využívá vaše řešení?

Máme více než čtyři tisíce klientů. Placenou verzi programu má přibližně čtvrtina z nich. Zbývající část jsou neplatící klienti, kterým postačuje základní verze programu. Do této verze má přístup pouze jeden uživatel, který však může zpracovávat neomezené množství dokladů. Věříme, že se nám počet klientů podaří znásobit, k čemuž nám dopomáhá i spojení se skupinou ABRA.

V srpnu loňského roku nás totiž oslovil generální ředitel ABRA Softwaru Martin Jirmann, požádal nás o schůzku. Mně i Martinu Šteklovi bylo jasné, jaký je jeho záměr. Byli jsme malá firma, ale s potenciálem růstu. Osobně jsme v tu chvíli nebyli zcela nakloněni myšlence prodeje firmy, ale z jednání nakonec vyplynulo, co by naše vzájemné propojení FlexiBee přineslo.

Upřímně řečeno FlexiBee potřebovalo již nějaký nový impulz a externího investora. Začali jsme tedy s myšlenkou koketovat. V březnu tohoto roku jsme oznámili spojení s Abrou, díky které jsme silnější. I díky ní je nyní FlexiBee připraveno na masové rozšíření a věříme, že se nám poměr platících a neplatících klientů podaří zvrátit ve prospěch těch platících. 

Plánujete nabídnout software i na zahraniční trhy?

Určitě. To je taky jeden z důvodů, proč došlo k propojení s ABRA Softwarem. Jednak jsme chtěli posílit na českém trhu, ale cílem je proniknout i na zahraniční trhy. Již nyní je řešení dostupné pro slovenský trh, ale rádi bychom zamířili na velké rychle rostoucí trhy, kde se mluví jedním jazykem. V úvahu teď připadají země Jižní Ameriky. 

Chystáte nějaké konkrétní inovace systému? Napojení dalších modulů, které by propojily data z jiných systémů s tím účetním?  

Ano. Propojení systému je to nejdůležitější. Chystáme nějaké novinky, ale spíše než revoluci, budou představovat evoluci. Záměrem je napojovat další systémy, ale zatím nechci více prozrazovat. 

Otázkou mnoha podnikatelů je bezpečnost cloudu. Bojí se, že jejich data by mohla být zneužita nebo ztracena. 

Bezpečnost je pro nás prioritou a děláme pro ni opravdu hodně. Jednak máme s klienty podepsánu smlouvu o mlčenlivosti, takže informace o finanční situaci firem nesmíme nijak ventilovat. Děláme všechno pro to, aby data nemohla být zneužita, natož ztracena. Data jsou pečlivě zálohována a šifrována.

Moje zkušenost je taková, že naše servery jsou řádově více zabezpečené než servery klientů, kteří si on-line účetní systém provozují na vlastních serverech. Stojí je to třeba 10 tisíc měsíčně, když se jedná o malou firmu o 4 lidech. Firmy na náš cloudový systém přecházejí právě z důvodu, že přestali důvěřovat svému IT specialistovi. Nejvíc dat totiž kradou vlastní zaměstnanci. To si my nemůžeme vůbec dovolit. K datům se dostanou pouze povolaní a je o tom vyhotoven záznam, kdo a kdy k nim přistupoval.