I neziskovka může být řízena "z mraků". Cloudové řešení zefektivnilo práci i komunikaci týmu

Lehkou hlavu a volné ruce k práci o občany v těžké životní situaci mají dnes pracovníci Centra sociálních služeb v Ostravě (Centrum). Její vedení si totiž včas uvědomilo, že je nutné držet prst na tepu doby a přenést svoji "kancelář" do cloudu. V Centru dali sbohem e-mailům s přiloženými dokumenty, které procházejí desítkami revizí a opakovaným schvalováním. Vybrali si cestu živých dokumentů, na kterých v jednu chvíli může pracovat i několik kolegů současně. Konferenční videohovory zase nahradily osobní setkání členů týmu dotahující další z řady projektů, které pomáhají druhým. Stejně tak interní on-line komunikátor už není jen místem, kde se kolegové domlouvají, kam zamíří na společný oběd. Ostravská neziskovka je totiž důkazem, že moderní technologie nemění jen svět byznysu, ale i práci neziskových organizací. 

Centrum ještě před dvěma lety řešilo problémy identické s jakoukoli úspěšnou malou či střední firmou. V důsledku expanze služeb narazilo na vznikající komplikace v oblasti komunikace, organizace práce a efektivity nejen rozhodovacích a schvalovacích procesů. Její vedení ale dokázalo koordinaci šesti desítek zaměstnanců, kteří se pohybují na pracovištích Centra v různých částech Ostravy, elegantně vyřešit. Přešli do cloudu.

"Při naší práci jsme se ke cloudovým aplikacím dostali v poměrně zlomovém okamžiku. V době, kdy jsme se jako organizace zastavili a věnovali stabilizaci, sebereflexi a práci na změnách ve vnitřní struktuře, uspořádání managementu a způsobu řízení našich služeb a návazných činností. V průběhu nastavování změn ve fungování řízení organizace a hledání vhodných prostředků komunikace a sdílení dat s vedoucími služeb, manažery projektů a všemi ostatními pracovníky jsme vyzkoušeli několik možných variant. Hledali jsme řešení, které nám všem umožní intuitivně komunikovat a sdílet data tak, aby to vedlo k co nejefektivnější spolupráci na společných projektech kdykoliv a odkudkoliv," říká ředitel Centra Jiří Drastík. 

Skrze organizaci TechSoup Česká republika, která zprostředkovává neziskovým organizacím dary a zvýhodněné nabídky softwaru, hardwaru a IT služeb od předních českých a zahraničních IT společností, si ostravská neziskovka mohla vyzkoušet i Microsoft Office 365. U pomocníka "z mraků", kterého dnes označují slovy "kolega 365", už zůstali.

V jednoduchosti je krása 

"Ve prospěch Office 365 nehrál jen hladký přechod a snadné propojení s již existujícími kancelářskými balíky, on-line prostředí s prvky, na které jsme byli již roky zvyklí z desktopových aplikací, ale také ucelenost tohoto kancelářského balíku, vzájemná provázanost služeb a aplikací a zejména nástroje centrální správy a kontroly nad našimi daty," vysvětluje "I přesto, že sedíme každý v jiné části Ostravy, dokážeme zase fungovat jako jeden tým," dodává Drastík.

Při přechodu se v Centru mohli zbavit i zastaralého exchange serveru, který si sami provozovali, stejně jako dalších starých e-mailových schránek s nepříliš vyhovujícím on-line prostředím. "Migraci e-mailových schránek na servery Microsoftu řadoví pracovníci téměř nezaznamenali. Fungují dál, jak byli zvyklí, s tím rozdílem, že nyní mají k dispozici možnosti, které byly dříve nedostupné. Práci jim usnadňuje centrální adresář, sdílené kalendáře, časové rozvrhy prostředků i místností. Mají k dispozici také pokročilou ochranu proti spamu. V době nepřítomnosti si ve svém uživatelském profilu mohou nastavit automatickou odpověď nebo se na e-mail a ke sdíleným dokumentům připojit kdykoliv a z jakéhokoliv mobilního zařízení," vypočítává výhody nasazeného řešení Dvořák.

Postupně začalo Centrum využívat od Microsoftu i další produkty, například úložiště Sharepoint v podobě interního webu a OneDrivu nebo sociální síť Yammer a také Skype pro firmy. "Interní web nám začal sloužit jako místo k publikaci směrnic a metodik – kde jsme schopni je skrze pracovní postupy schvalovat a připomínkovat. Jeho úvodní strana nám slouží jako nástěnka k vnitřním i vnějším zdrojům, které k práci potřebují lidé na všech úrovních. Funguje jako nedocenitelný rozcestník zejména pro naše nové zaměstnance," rozvádí Dvořák.

Na OneDrive neziskovka bezpečně uchovává a zálohuje uživatelská data. "Vedle toho se OneDrive stává místem spolupráce a kooperace našich manažerů a místem živých dokumentů, na kterých v jednu chvíli může pracovat i několik zaměstnanců současně. Místem, kde jsme schopni jednoduše vyhledávat podle klíčových slov a učit se z minulosti, případně i zkušeností našich kolegů," doplňuje Drastík.

Interní on-line komunikátor Yammer jim zatím slouží spíše k méně formální komunikaci, ale v budoucnu by pracovníci Centra rádi využili jeho potenciálu a v jeho rámci vytvořili konverzační skupiny, které by stavěli na efektu "víc hlav víc ví". 

"Microsoft Office 365 změnil naše vnímání technologií. Používáme ho už déle než rok a za tu dobu se z něj stalo podnětné firemní prostředí, které nám neustále poskytuje zpětnou vazbu a hlavně dostatek prostoru ke zefektivnění naší práce," uzavírá Dvořák z Centra sociálních služeb v Ostravě, které získalo za úspěšné nasazení cloudového řešení ocenění Microsoft NGO Awards.