Pět věcí, které musí podnikatel udělat, aby zabránil podvodům svých zaměstnanců

Podnikání je činnost riziková a jak podnikatelský projekt roste, zvyšuje se i množství úskalí, se kterými se podnikatel musí vyrovnat. Když se podnikání rozroste do té míry, že je třeba najmout zaměstnance, je to nesporně skvělá zpráva. Zároveň je ale třeba mít na paměti, že podnikatel bude čelit zcela nové oblasti problémů. Jednou z těchto oblastí je potenciální nezákonné jednání zaměstnanců.

"Takové nezákonné jednání může dosáhnout intenzity trestného činu a být důvodem k zahájení trestního stíhání. To je problém nejen pro příslušného zaměstnance, ale vzhledem k úpravě trestní odpovědnosti právnických osob (zavedené již od 1.1.2012) i pro každou podnikající společnost", upozorňuje Ladislav Smejkal, advokát a partner pražské kanceláře Dentons a dodává: "Vyšetřující policisté pak z protiprávního jednání zaměstnance spáchaného jménem, v zájmu nebo v rámci činnosti právnické osoby, mohou za splnění dalších podmínek vinit i příslušnou právnickou osobu.  Pokud trestný čin navíc spáchal například statutární orgán nebo vedoucí zaměstnanec, neměla právnická osoba žádnou možnost, jak se vyvinit – odpovídala bez pardonu. Mohla tak být potrestána třeba značnou pokutou, zákazem účasti na veřejných zakázkách až na 20 let, nebo ji soud mohl dokonce zrušit."

"Novela účinná od 1.12.2016 naštěstí nově dává podnikatelům možnost vyvinit se i z odpovědnosti za trestné činy svých jednatelů a vedoucích zaměstnanců. Jak stanoví zákon: pokud právnická osoba vynaložila veškeré úsilí, které na ní bylo možno spravedlivě požadovat, aby spáchání takového protiprávního činu zabránila, nemůže být za takový trestný čin odpovědná. Co je to "veškeré úsilí, které na ní lze spravedlivě požadovat", zatím ale není úplně jasné," vysvětluje Filip Svoboda, advokátní koncipient v Dentons.

Předcházet trestné činnosti zaměstnanců v práci už tedy není jenom výsostně ekonomickým zájmem podnikatele (rozumějme: "aby nám tu lidi nekradli"), určitou dobu už to požaduje i zákon. A správně nastavený systém prevence trestné činnosti zaměstnanců může zachránit podnikatele před katastrofou i možným krachem. Ve spolupráci s advokáty z pražské kanceláře Dentons přinášíme pět věcí, které by podnikatel měl udělat, aby předešel trestné činnosti zaměstnanců a tím vyhověl požadavku zákona na vyvinutí veškerého spravedlivě požadovatelného úsilí:

1)     Zaměstnance pečlivě vybírejte, školte a kultivujte

Není zřejmě v podnikatelových silách ani zájmu kontrolovat zaměstnance ve dne v noci. Jejich vztah tak musí být především založený na důvěře. Podnikatel by ale měl pečlivě zvážit, v koho svou důvěru vkládá, a získat o kandidátovi na pracovní pozici co nejvíce informací (v mezích zákona a dobrých mravů).

V úvahu jistě přichází získaní referencí od předchozích zaměstnavatelů, prověření veřejně dostupných informací na sociálních sítích a v odůvodněných případech (nebo při pochybnostech) lze také požádat uchazeče o poskytnutí výpisu z rejstříku trestů.

Co nejdříve po nástupu do práce je třeba zaměstnance proškolit v oblasti předcházení kriminality na pracovišti a v interních systémech prevence. Takové školení je vhodné pravidelně, alespoň jednou ročně, opakovat. Pravidelná školení zaměstnanců zvládne podnikový právník nebo advokát. Takové školení mnoho nestojí a má smysl – část trestných činů zaměstnanců je ostatně spáchána spíše z neznalosti zákona než se zlým úmyslem.

2)     Jděte příkladem

Je bez debat, že v rámci činnosti podniku není trestná činnost podporována. Je však třeba dávat to zaměstnancům najevo a při každé příležitosti jim to připomínat. Postupně tak vznikne firemní kultura, se kterou se zaměstnanci mohou ztotožnit a která je provede ve složitých (morálních) situacích.

Střední i vyšší management by se měl účastnit zmíněných školení, protože zaměstnanci musí vidět ze strany vedení zájem. Dalším způsobem, jak ukazovat, že společnosti na prevenci kriminality na pracovišti záleží, může být celofiremní newsletter, reagující například na konkrétní veřejně diskutovanou kauzu konkurenta (při ctění presumpce neviny) nebo podpora neziskových organizací či aktivit mířících proti trestné činnosti (například proti korupci apod.).

3)     Nastavte interní systémy

Tato kultura by se rovněž měla promítnout do sepsaných a veřejně dostupných pravidel, jako je například etický kodex, pravidla pro přijímání a dávání darů apod., která budou závazná pro každého ze zaměstnanců.

Klíčovou hmatatelnou oblastí prevence je nastavení interních systémů a postupů zabraňujících kriminalitě na pracovišti. Takový systém musí mít každá společnost a spočívá především v dozoru a dohledu nadřízených a správném rozložení odpovědností jednotlivých vedoucích pracovníků.

Práce zaměstnanců musí podléhat pravidelné kontrole a v rámci organizace by neměly existovat činnosti, které zaměstnanec vykonává bez jakéhokoliv dohledu, byť namátkového. V úvahu přichází například nastavení schvalovacích procesů jednotlivých úkonů (např. na základě obratů – transakce nad milion schvaluje ředitel, transakce nad padesát milionů představenstvo a transakce nad 100 milionů zahraniční centrála apod.) nebo zavedení pravidla čtyř očí při jednání za společnost (tj. za společnost vždy podepisují dvě osoby, které se tak navzájem kontrolují).

Rovněž je vhodné zajistit, aby zaměstnanci měli k dispozici způsob, jak i zdánlivě závadné nebo podezřelé jednání ohlásit, aniž by se museli bát pronásledování nebo nátlaku od kolegů. K takovým účelům slouží např. whistle-blowing linka nebo v případech velkých společností i ombudsman. Výhodou je, že obě tyto služby je rovněž možno outsourcovat.

4)     Kontrolujte a evidujte

Nastavené interní systémy je třeba udržovat a kontrolovat. Podle odvětví podnikání je vhodné zvážit jednou za čas interní audit. S tím souvisí potřeba řádné evidence veškerých kroků (tzv. paper-trail). To se vztahuje nejen na řádné uchovávání kodexů chování, směrnic nebo smluv se zaměstnanci, ale i na seznamy účastníků z jednotlivých školení, evidence darů, elektronické nebo papírové diáře atd.

5)     Mějte advokáta po ruce a z chyb se poučte

Pokud už k nějaké kriminalitě ze strany zaměstnance dojde nebo pokud dokonce policie zabouchá na dveře společnosti, zachovejte chladnou hlavu a obraťte se co nejdříve na odborníka – advokáta. Ten bude schopen fundovaně zhodnotit situaci a možná doporučí kroky, které zabrání odsouzení zaměstnance, společnosti nebo obojímu. V každém případě je potřeba jednat rychle a na advokáta se obrátit co nejdříve.

Z případného problému je nutno se poučit a nově nabyté znalosti promítnout do interních předpisů, systému kontroly apod.