Od robota po paperless. Digitalizovat se vyplatí téměř vždy, začít se může i s malými věcmi

I menší změny dokážou udělat velký rozdíl. Své o tom ví banky a další firmy, které sáhly po digitalizaci. Stačí změnit jeden proces nebo úkon a posunete tak celý byznys. Jenže s jakými agendami je ideální v dnešní online době začít? Ukážeme vám, na čem můžete díky digitalizaci ušetřit peníze a získat čas i nové klienty.

Ještě v 21. století si některé firmy myslí, že digitalizace spočívá v naskenování dokumentů. Když jsme se v Trasku setkali s bankovním klientem, který si zakládal na paperless přístupu, k našemu překvapení jsme pak zjistili, že si v bance jen oskenovali vše, co si předtím vytiskli. Jenže co když samotné dokumenty vůbec nemusely vzniknout? V systému by stačilo kliknout na tlačítko a první půlku procesu zkrátka zahodit. Stejně tak v pojišťovnách nepotřebují excel, kde si poradci vyplní vše, co jim klient řekne, a pak pošlou podepsanou zprávu na centrálu, kde si ji naskenují a vytěží. Takhle digitalizace nevypadá...

Příkladem, jak to lze dnes udělat správně, je třeba banka, která plně zautomatizovala řešení žádostí od notářů. Vše v ní začne příchodem žádosti v běžném jazyce, jejím zpracováním pomocí umělé inteligence, zhodnocením, zda je potřeba lidská kontrola, a pokud ne, softwaroví roboti vyhledají odpovědi v systémech banky bez lidského zásahu. Jde jen o jeden z mnoha příkladů toho, že digitalizace ve firmách nemusí být rozsáhlá a robustní.

Digitalizaci vnímáme jako automatizaci procesů ve firmách, většinou v bankách, pojišťovnách nebo třeba energetických společnostech. Ať už jde třeba o zmíněného robota s vlastní identitou a loginem, který si dokáže z počítačů vytahat data, nebo další vychytávky.

Které procesy digitalizovat?

Pro začátek se rozhodněte, co vlastně od digitalizace chcete a potřebujete. Můžete jít dvěma směry: bud nahradit lidskou aktivitu automatickým úkonem, nebo zjednodušit procesy (třeba ušetřit vytištěné papíry). Automatizovat můžete na jednotlivých úrovních a za pomoci různých nástrojů. Jak na to?

• Začněte úvahou, co za proces vlastně chcete digitalizovat. Máte zájem o automatizaci drobností a úkonů? Sáhněte po robotizaci. Začít se dá menšími cíli. Nemusí hned jít o celé byznysové oblasti a ekosystémy nadnárodních firem. Začněte tím, co vás nejvíc pálí, např. vztah se zákazníkem.

• Je digitalizace ve vašich technických možnostech? Pokud u vás např. neexistuje integrační vrstva, systémy nemají rozhraní a nelze je změnit v rámci finančního limitu, lze tyto úlohy řešit pomocí robotů. Když nemáte ke změně aktuální data nebo dostatek zkušených lidí, příliš se bojíte rizika atd., najměte si experty, kteří vám s tím pomůžou.

• Rozhodli jste o tom, co chcete digitalizovat a technicky to jde? Následovat by měla cost/benefit analýza, jestli se vám digitalizace procesů vůbec vyplatí. Stojí její užitek za vynaložené peníze? Ušetříte?

• Pokud jste si potvrdili byznys case a rozhodli se automatizovat pomocí nějaké inovativní technologie, je potřeba nápad ověřit. I když nápad projde a k automatizaci dojde, celý proces ještě nekončí.

• Poslední fáze probíhá ve znamení vyhodnocování a optimalizace procesu, zbavení se chyb.

 Pokud jste si vybrali první případ s robotizací procesů, podle našeho experta na RPA Pavla Tužila získáte několik výhod. Cílem robotizace je nahradit manuální agendy s nízkou potřebou odbornosti roboty, a pracovníky díky tomu převádět na práci s větší přidanou hodnotou. 

Innovators 20

Amazon má Alexu, Apple Siri a Česko? Třeba Katku. ČSOB zkouší prorazit s bankovní hlasovou asistentkou

12. 3. 2021 ▪ 5 min. čtení

To vede ke snížení nákladů na zpracovávané agendy. Robot navíc zvyšuje efektivitu zpracování, teoreticky může pracovat nonstop a v násobně větším rozsahu. Zvyšuje se také bezpečnost práce s citlivými daty, možnost rychlého škálování, ale i kvalita a konzistence zpracování dat (lidé více chybují). Robot vše zpracovává třikrát až pětkrát rychleji a vždy za ním stojí přesná auditní stopa. Stále častěji můžeme automatizovat i oblasti, kde jsme si to bez člověka neuměli představit.

Jak vidíte, v digitalizaci nemusí jít o velké dlouhodobé projekty. Začít můžete u jednotlivých úkonů nebo procesů, stačí splnit pět výše zmíněných kroků. I malá digitalizace vám může přinést několik výhod:

• Zrychlíte reakci (ať už jde o rychlejší odpověď klientovi nebo třeba o dodržení legislativních lhůt. Ze dnů nebo hodin můžou být vteřiny, které vám získají klienta nebo jeho spokojenost, a tím i byznysovou příležitost).

• Ušetříte peníze.

• Vyřešíte nedostatek pracovních sil.

• Snížíte chybovost.

• Zkvalitníte procesy.

• Zvládnete rychleji zvyšovat kapacitu procesů a velikost svého podnikání.

Digitalizace je příležitost zbavit se balastu z minulých let. Je pouze nutné se nad ní zamyslet a nepřeklápět mechanicky staré procesy do nových technologií bez úpravy vlastního procesu. 

Autor pracuje jako ředitel pro strategické inovace z české technologické a konzultační firmy Trask.