Outsourcing je v posledních letech moderním a často používaným termínem. Toto anglické slovo, které se pro svoji výstižnost a nesnadnost překladu používá také v českém personálním řízení, vzniklo složením slov "outside", tedy vnější, a "resource" (zdroj).
Znamená využívání jiných než firemních zdrojů pro vykonávání potřebné práce. V praxi má nejčastěji podobu dlouhodobého převedení některých činností na externího poskytovatele či dodavatele, a to včetně přenesení odpovědnosti za kvalitu těchto aktivit.
Snížení nákladů
Obliba outsourcingu souvisí se snahou společností snížit náklady. Outsourcing se využívá zejména u opakovaných a rutinních činností, které nevyžadují dokonalou znalost interního prostředí společnosti a kde lze dosáhnout úspor, pokud dodavatel zajišťuje tyto procesy pro řadu společností, nebo naopak u činností, které jsou sice specializované, ale není potřeba je vykonávat příliš často.
Snížení nákladů ale samozřejmě není jedinou výhodou, kterou by měl outsourcing společnosti nabídnout. Neméně důležité je snížení rizika podnikání (s činností se převádí i zodpovědnost za její správné vykonání), zvýšení konkurenceschopnosti a pružnosti organizace (zejména při outsourcingu administrativních činností) a zlepšení možností k vlastnímu řízení společnosti tím, že se podpůrné aktivity "vyvedou ven".
Předností tohoto postupu je rovněž to, že nemusíte na danou činnost mít vlastní zaměstnance, a přesto můžete využít kvalitních specialistů ve svém oboru. Navíc můžete služby těchto specialistů odebírat přesně v tom rozsahu, v jakém je aktuálně potřebujete, a nemusíte se průběžně vyrovnávat s nedostatkem či přebytkem vlastních pracovníků.
To platí zejména pro malé společnosti, kterým se často nevyplácí zaměstnávat na každou specializovanou činnost jiného zaměstnance.
Ne vždy přitom požadovaná úroveň výsledků té či oné činnosti umožňuje najmout "generalistu", který například v personálním oddělení zvládne všechno.
Při srovnání ceny práce vlastních zaměstnanců s náklady na outsourcing je vždy potřeba do celkové částky na vlastního člověka zahrnout i náklady na vytvoření a udržení jednoho pracovního místa nebo sumu potřebnou na školení příslušného zaměstnance.
Využití v personalistice
I v personalistice směřuje outsourcing zejména ke snížení objemu administrativní práce, která společnosti nepřináší žádnou hodnotu. Podle průzkumů dosahuje podíl administrativní práce v personalistice přibližně dvou třetin, podíl koncepční práce je pouze třetinový.
Pro mzdovou administrativu, zajištění školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci nebo zajištění vzdělávání a školení proto společnosti velmi často volí externího poskytovatele služeb, který se právě na tyto činnosti specializuje a zaručuje vysokou kvalitu.
Takto postupuje více než třetina účastníků studie PayWell 2004 - Personální controlling, provedené PricewaterhouseCoopers. Ušetřený čas potom účastníci studie věnují zvyšování hodnoty svého podnikání.
Nejčastější aktivity
Vůbec nejčastější personální aktivitou, která je předmětem outsourcingu, je nábor a výběr zaměstnanců, a to zejména kvůli časové náročnosti tohoto procesu. Navíc jeho potřeba v průběhu roku značně kolísá, takže pro řadu společností je příliš drahé mít na nábor vlastního specialistu.
I v personálním řízení platí, že outsourcing se zpravidla vyplácí menším společnostem. Podle studie PayWell 2004 využívá například externí dodavatele pro organizaci vzdělávacích aktivit dvakrát více menších podniků než velkých společností, u mzdové agendy je to dokonce čtyřikrát více.
Než se společnost rozhodne pro outsourcing, je důležité nejen provést propočet nákladů, ale zejména rozhodnout o tom, co je vhodné outsourcovat. Je potřeba zvolit rozumnou míru. Kdyby bylo vhodné outsourcovat úplně vše, jistě by to již špičkové společnosti dávno udělaly.
Je potřeba pečlivě promyslet, jde-li skutečně o okrajovou činnost společnosti nebo o činnost, která sice momentálně není vaší prioritou, ale dlouhodobě může být velmi důležitá.
Nevyplatit se může především outsourcing služeb, které souvisejí s přímým kontaktem se zákazníkem. A dvojnásob to platí u dlouholetých klientů.
Autor je konzultantem v oddělení Poradenství pro lidské zdroje, PricewaterhouseCoopers.
Znamená využívání jiných než firemních zdrojů pro vykonávání potřebné práce. V praxi má nejčastěji podobu dlouhodobého převedení některých činností na externího poskytovatele či dodavatele, a to včetně přenesení odpovědnosti za kvalitu těchto aktivit.
Snížení nákladů
Obliba outsourcingu souvisí se snahou společností snížit náklady. Outsourcing se využívá zejména u opakovaných a rutinních činností, které nevyžadují dokonalou znalost interního prostředí společnosti a kde lze dosáhnout úspor, pokud dodavatel zajišťuje tyto procesy pro řadu společností, nebo naopak u činností, které jsou sice specializované, ale není potřeba je vykonávat příliš často.
Snížení nákladů ale samozřejmě není jedinou výhodou, kterou by měl outsourcing společnosti nabídnout. Neméně důležité je snížení rizika podnikání (s činností se převádí i zodpovědnost za její správné vykonání), zvýšení konkurenceschopnosti a pružnosti organizace (zejména při outsourcingu administrativních činností) a zlepšení možností k vlastnímu řízení společnosti tím, že se podpůrné aktivity "vyvedou ven".
Předností tohoto postupu je rovněž to, že nemusíte na danou činnost mít vlastní zaměstnance, a přesto můžete využít kvalitních specialistů ve svém oboru. Navíc můžete služby těchto specialistů odebírat přesně v tom rozsahu, v jakém je aktuálně potřebujete, a nemusíte se průběžně vyrovnávat s nedostatkem či přebytkem vlastních pracovníků.
To platí zejména pro malé společnosti, kterým se často nevyplácí zaměstnávat na každou specializovanou činnost jiného zaměstnance.
Ne vždy přitom požadovaná úroveň výsledků té či oné činnosti umožňuje najmout "generalistu", který například v personálním oddělení zvládne všechno.
Při srovnání ceny práce vlastních zaměstnanců s náklady na outsourcing je vždy potřeba do celkové částky na vlastního člověka zahrnout i náklady na vytvoření a udržení jednoho pracovního místa nebo sumu potřebnou na školení příslušného zaměstnance.
Využití v personalistice
I v personalistice směřuje outsourcing zejména ke snížení objemu administrativní práce, která společnosti nepřináší žádnou hodnotu. Podle průzkumů dosahuje podíl administrativní práce v personalistice přibližně dvou třetin, podíl koncepční práce je pouze třetinový.
Pro mzdovou administrativu, zajištění školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci nebo zajištění vzdělávání a školení proto společnosti velmi často volí externího poskytovatele služeb, který se právě na tyto činnosti specializuje a zaručuje vysokou kvalitu.
Takto postupuje více než třetina účastníků studie PayWell 2004 - Personální controlling, provedené PricewaterhouseCoopers. Ušetřený čas potom účastníci studie věnují zvyšování hodnoty svého podnikání.
Nejčastější aktivity
Vůbec nejčastější personální aktivitou, která je předmětem outsourcingu, je nábor a výběr zaměstnanců, a to zejména kvůli časové náročnosti tohoto procesu. Navíc jeho potřeba v průběhu roku značně kolísá, takže pro řadu společností je příliš drahé mít na nábor vlastního specialistu.
I v personálním řízení platí, že outsourcing se zpravidla vyplácí menším společnostem. Podle studie PayWell 2004 využívá například externí dodavatele pro organizaci vzdělávacích aktivit dvakrát více menších podniků než velkých společností, u mzdové agendy je to dokonce čtyřikrát více.
Než se společnost rozhodne pro outsourcing, je důležité nejen provést propočet nákladů, ale zejména rozhodnout o tom, co je vhodné outsourcovat. Je potřeba zvolit rozumnou míru. Kdyby bylo vhodné outsourcovat úplně vše, jistě by to již špičkové společnosti dávno udělaly.
Je potřeba pečlivě promyslet, jde-li skutečně o okrajovou činnost společnosti nebo o činnost, která sice momentálně není vaší prioritou, ale dlouhodobě může být velmi důležitá.
Nevyplatit se může především outsourcing služeb, které souvisejí s přímým kontaktem se zákazníkem. A dvojnásob to platí u dlouholetých klientů.
Autor je konzultantem v oddělení Poradenství pro lidské zdroje, PricewaterhouseCoopers.
