Nezapomeňte na evidenční listy

Nezapomeňte na evidenční listy

Ty totiž musí zaměstnavatel vyplňovat vždy po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku, trvala-li výdělečná činnost pracovníka k 31. prosinci.
V případě, že zaměstnanec přestal ve firmě pracovat (jeho účast na důchodovém pojištění skončila před 31. prosincem), musí se evidenční list vyplnit do jednoho měsíce po konečném vyúčtování příjmů.
Tiskopis se odevzdává příslušné správě sociálního zabezpečení, a to do osmi dnů ode dne zápisu údajů do evidenčního listu (případně do osmi dnů ode dne, kdy správa sociálního zabezpečení zaměstnavatele vyzve, nebo ode dne zániku firmy).
Přesné informace o formuláři a způsobu jeho vyplnění se podnikatelé dozví na webové stránce České správy sociálního zabezpečení www.cssz.cz.

Pro koho se formulář vede

Firmy musí vést evidenční list důchodového pojištění pro každého pojištěnce. Výjimkou jsou pracující starobní důchodci, kteří již dosáhli důchodového věku.
Oproti minulým letům si však již organizace formulář nenechávají po celou dobu zaměstnání pracovníka. Evidenční listy se vedou pro každého zaměstnance za každý kalendářní rok vždy nové.
Začal-li pracovník ve společnosti pracovat během roku, vede se evidenční list pouze po příslušnou část kalendářního roku, podobně jako v případě, kdy zaměstnanec ve firmě přestal pracovat.
Při trvání více souběžných výdělečných činností jednoho pracovníka u téže firmy v průběhu kalendářního roku se musí vystavit a předložit pro každou činnost samostatný evidenční list. Výjimkou je situace, kdy tyto činnosti zaměstnance u jedné společnosti na sebe navazují.
Někdy je také možné s odesíláním formuláře evidenčního listu vyčkat.
Děje se tak například v situaci, kdy po ukončení zaměstnání běží takzvaná ochranná lhůta (podle § 42 zákona o nemocenském pojištění zaměstnanců) a firma ví, že její bývalý pracovník ještě nenastoupil do jiného zaměstnání. Pak je možné předložit formulář evidenčního listu důchodového pojištění až po uplynutí ochranné lhůty.
Formulář se rovněž neodesílá v případě, kdy pojištěnec ve stejném kalendářním roce (nejpozději do tří měsíců) do zaměstnání u stejné firmy znovu nastoupí.

Více verzí

Podnikatelé nesmí zapomínat dát evidenční list také zaměstnanci. Díky tomu budou mít lidé průběžný přehled o odpracovaných dobách i o výši dosaženého vyměřovacího základu, který ovlivňuje budoucí výši důchodu.
Organizace tedy musí vyhotovit kromě jednoho originálu evidenčního listu určeného správě sociálního zabezpečení ještě dva další stejnopisy.
Jeden stejnopis s podpisem pojištěnce si ponechá firma ve své evidenci po dobu tří let po roce, kterého se týkají. Druhý stejnopis (s podpisem pověřeného zaměstnance a razítkem firmy) dostane pracovník, a to nejpozději v den, kdy se předkládá evidenční list správě sociálního zabezpečení.

Jak formulář odevzdat

Možností, jak evidenční list důchodového pojištění správě sociálního zabezpečení předat, je několik.
Uživatelé internetu jistě dají přednost možnosti zaslat formulář elektronicky, a to přes Portál veřejné správy www.gov.cz. Další variantou je předání tiskopisu na disketě či CD.
Samozřejmě i nadále zůstává možnost odevzdat formulář v klasické formě - vytištěný, nebo vyplněný na psacím stroji. Správa sociálního zabezpečení pro tyto účely vydává "papírové" formuláře evidenčních listů důchodového pojištění ve dvou podobách. Firmy si je mohou vyzvednout na příslušných pobočkách.
První variantou je tiskopis třídílný, který je určen pro vyplňování na psacím stroji. Umožňuje vyhotovit originál s propisem dvou stejnopisů.
Ti zaměstnavatelé, kteří vyplňují tiskopis pomocí počítače a tiskárny, mohou zvolit tiskopis jednodílný. Pro tyto organizace je určený speciální program pro vyplnění evidenčních listů, který je k dispozici na internetové stránce České správy sociálního zabezpečení. Je možné vyplnit údaje přímo na obrazovce a vytisknout je na předepsaný formulář. Samozřejmě program umožní tisk i dvou stejnopisů pro organizaci i pojištěnce.
Při vyhotovení evidenčních listů je třeba dát pozor na správné vyplnění. Pokyny jsou rovněž na stránce www.cssz.cz.

Vybrané otázky vyplňování evidenčních listů

formulář je možné vyplnit i bez diakritiky
Pokud má organizace v databance všechny alfabetické údaje (tedy jména, bydliště atd.) bez háčků a čárek, nemusí se bát, že by na tiskopis evidenčního listu důchodového pojištění bylo nutné diakritiku doplňovat. Evidenční listy jsou přijímány i bez háčků a čárek.
Zároveň je umožněno zaslat alfabetické údaje velkým nebo malým písmem (vedle varianty "Jan Nový" může být i například kombinace "Jan NOVY" nebo "JAN NOVY").
Jak zajistit podpis pojištěnce na stejnopis
Nedostaví-li se zaměstnanec k podpisu a převzetí stejnopisu evidenčního listu, je možné aby organizace zaslala stejnopis určený pro zaměstnance na jeho poslední uváděnou adresu spolu s výzvou k podpisu. Není nutné odesílat zásilku na doručenku, případně doporučeně.
Nebude-li pracovník na výzvu reagovat, uvede organizace do prostoru vymezeného pro jeho podpis poznámku: "Na výzvu se nedostavil". Kopii výzvy k podpisu přiloží organizace ke stejnopisu, který zůstává založen v organizaci.
předávání listů cizinců, kteří nemají rodné číslo
Evidenční listy důchodového pojištění cizinců, kteří nemají přiděleno rodné číslo, není možné zasílat elektronicky. Organizace předá formulář klasickým způsobem, na tiskopisu.
Zdroj: Česká správa sociálního zabezpečení