Krok za krokem: Jak postupovat při zakládání zahraniční pobočky

I. Marketingové aktivity

1. Průzkum a vyhodnocení konkrétního regionu, města a konkrétního místa - po rozhodnutí o zahraniční expanzi, kterému předcházel průzkum vhodnosti dané země pro vaše produkty či služby, je třeba prozkoumat bližší prostředí, tzn. místo, kde pobočka bude a její okolí, popř. i regiony země, kam chcete své produkty směřovat. Ale také dostupnost pracovních sil, popř. kapitálu a dalších aspektů, velikost konkurence, možnosti financování atd.
   
2. Analýza místa, kde pobočka bude a rozhodnutí -  na základě výsledků průzkumu můžete analyzovat, zda vybrané místo odpovídá vašemu záměru. K tomu můžete použít tzv.  SWOT analýzu - vyhodnocující projekt (zřízení pobočky) z pohledu jejich silných a slabých stránek a zároveň posuzuje příležitosti a hrozby takového projektu.
3. Realizační plán zahájení pobočky - spočívá ve stanovaní souboru praktických opatření pro zahájení pobočky, tzn. kde bude mít sídlo, jaké bude mít vybavení, pro kolik bude lidí atd.
   
4. Marketingový a obchodní  plán - spočívá ve stanovaní aktivit na podporu samotného prodeje a komunikace se zákazníky, které chceme získat. Obchodní plán pak znamená nejen budoucí plán samotných prodejů pobočky, prostředky s nimiž toho chcete dosáhnout, ale rozebírá i konkurenční prostředí.
   
5. Logistický plán - má-li být vaše pobočka místem, přes které chcete distribuovat svoje výrobky dále do vybraného regionu, musíte si naplánovat nejen, jak budete výrobky distribuovat, ale i jak vysoké musíte udržovat zásoby, a zároveň při tom neměli příliš vysoké náklady.
   

II. Finanční aktivity

1. Finanční plán výnosově nákladový, příp. příjmově výdajový - konkretizuje potřebu financí na provoz pobočky a zároveň by měl určit, zda jste jejím provozem schopni náklady pokrýt a dosahovat zisku. Finanční plán můžete vytvářet buď na základě plánovaného hospodářského výsledku (rozdíl mezi výnosy a náklady, nebo na základě cash-flow (rozdíl mezi příjmy a výdaji).
   Je dobré si vypracovat i více finančních plánů v závislosti na různém možném vývoji trhu v dané zemi, tak abyste byli připraveni na výkyvy reagovat.
   
2. Investiční plán - pomocí něj si stanovíte strategii vynakládání zdrojů za účelem dosažení získu, které jsou očekávány v delším časovém období. Zároveň si můžete určit, zda na to použijete vlastní prostředky, nebo využijete finančních zdrojů v místě pobočky.
   
3. Plán řízení zdrojů - zahrnuje plán procesů potřebných k zabezpečení chodu pobočky, využití lidí, jejich rozvoj.
   
4. Plán řízení rizik, včetně sumarizace pojistek - obsahuje souhrn všech možných rizik, která mohou pobočku ohrozit včetně přípravy na takové situace. Měl by obsahovat i pojistky proti takovým situacím, například,  když dojde ke ztrátě zboží, selhání informačních systémů, ztrátě pozice na trhu atd.
   
5. Výběr auditorské nebo účetní společnosti - ať už povede pobočka zcela samostatné účetnictví, či bude součástí účetního systému mateřské firmy, měla by to mít jasně nastavené. Včetně toho, kdo bude účetnictví auditovat - je-li to třeba.
   

III. Právní aktivity

1. Právní průzkum mikroprostředí - jde o prozkoumání zákonů a nařízení vybrané země/regionu, které je třeba dodržovat - právní formu pobočky jde-li o samostatnou firmu či zda jde jen o organizační složku, popř. daňový systém atd.
2. Rozhodnutí o právní kanceláři - i pobočka bude potřebovat nějaké právní poradenství, tzn. bude asi lepší si vybrat místní právní kancelář.
3. Plán legislativních kroků nutných pro založení pobočky - zřízení pobočky budete jistě oznamovat na místních úřadech, k čemuž jistě budete potřebovat učinit řadu právních kroků. Díky plánu na ně budete připraveni.
4. Rozhodnutí o spolupracující realitní kanceláři - pobočka musí někde sídlit, popř. bude potřebovat skladovací prostory, k čemuž zřejmě využijete právě některou z realitních kanceláří.
5. Jednání s místními autoritami (finanční úřady, živnostencké úřady, místní samosprávy, ...)

IV. Personální aktivity

1. Průzkum personálních zdrojů - budete-li najímat do pobočky zaměstnance z řad místních, pak je dobré prozkoumat, jak je získat. Zda pomocí personální agentury, či samostaně, či jinak.
2. Výběr personální agentury - rozhodnete-li se najmout lidi přes personální agenturu, bude-li jich na trhu víc, pak je dobré určit, zda vždy využijete jen jednu, či více agentur, nebo zda využijete místní pobočku globální agentury, kterou třeba již využíváte ve své domovské zemi.
3. Personálmí recruitment - po výše uvedených bodech přichází na řadu samotný nábor pracovních sil potřebných pro chod pobočky.
4. Příprava personální dokumentace a smluv - po náboru potřebných pracovníků s nimi musíte vyřídit nezbytnou administrativu, tak aby odpovídala právnímu prostředí.
5. Personální a motivační plán - abyste si vybrané zaměstnance udrželi, rozvíjeli je a zlepšovali jejich kvalifikaci, je třeba mít plán odměn, školení a dalšího rozvoje.
   

V. Procesní aktivity

1. Příprava modelu procesního řízení pobočky - model bude zahrnovat plánování, sledování výkonnost, kontrolu, vztahy mezi pracovníky, informování a zlepšování všech procesů tak, aby vedly k uspokojení zákazníků při zachování rentability samotné pobočky.
   
2. Sjednocení účetní a obchodní komunikace - jde o to, aby účetní i další dokumentace korespondovala s mateřskou firmou.
3. Systém reportingu - na základě výkaznictví (reportingu) může mateřská společnost, resp. její vedení či akcionáři a banky vyhodnocovat stav podniku. V případě pobočky spíše půjde o jednoho pracovníka, který by měl být schopen informovat o tom, jak na tom pobočka je, dodat základní hospodářské ukazatele, stav financí, stav pohledávek a závazků atd.
   
4. Provázání informačních systémů - v závislosti na složitosti předávaných informací je třeba mít provázané informační systémy, ať už z důvodů výše uvedeného reportování, tak i z důvodů sledování stavu zásob a jejich doplňování, atd.
5. Plán auditů - určuje časové rozvržení postupu auditu a má usnadnit koordinaci činností při samotném auditu, popř. jeho koordinaci s auditem mateřské společnosti.