Kamerové systémy na pracovišti: Kdy jsou povoleny a co je popřípadě nutné dodržet?

V pracovněprávní rovině problematiku kamerových systémů upravuje § 316 zákoníku práce. Druhý odstavec tohoto ustanovení umožňuje otevřené nebo skryté sledování prostřednictvím kamerového systému pouze v případě existence závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele.

Není-li takový důvod naplněn, zaměstnavatel narušovat soukromí zaměstnance nesmí ani na pracovištích (např. monitoringem pracovních míst, open-space) ani ve společných prostorách zaměstnavatele (např. na chodbách nebo v kuřárně).

Podmínku závažného důvodu přitom není vhodné podceňovat, neboť zásahy do práv zaměstnanců je vždy třeba vykládat spíše restriktivně a přílišná kreativita při vymýšlení závažných důvodů nemusí být Úřadem pro ochranu osobních údajů vždy přijata.

Závažné důvody a jejich posuzování

Co je závažným důvodem, který zaměstnavateli umožňuje kamerový systém nainstalovat, právní předpisy neuvádějí a nevyplývá to ani z nejnovější metodiky Úřadu.

V praxi nejčastěji uváděným důvodem je ochrana osob a majetku. Ani tento důvod však neplatí bez výjimky. Přestože zájem zaměstnavatele na ochraně majetku před odcizením a osob před bezpečnostními riziky je nezpochybnitelný, je třeba tento zájem vždy poměřovat zejména s požadavkem ochrany soukromí osob, které budou monitorovány.

Při posuzování přiměřenosti takového zásahu do osobních práv zaměstnanců bude třeba zohlednit zejména rozsah sledování, míru omezení činnosti zaměstnance a míru zásahu do jeho soukromí, a to ve vztahu k chráněnému zájmu zaměstnavatele a možnosti dosáhnout stanoveného cíle jinak.

Úřad totiž opakovaně připomněl, že zavedení kamerového systému nemůže suplovat nedostatky v mechanickém, elektronickém či jiném zabezpečení pracoviště před útokem zvenčí. V řadě případů potom může zavedení kamerového systému bez problémů nahradit dostatečná péče a bdělost na straně zaměstnanců.

Obecně tedy platí zásada, že kamerové záznamy by měly do soukromí monitorovaných osob zasahovat co možná nejméně; je-li například hlavním důvodem zavedení kamerového systému zajištění důkazů pro případ odcizení majetku zaměstnavatele, bude zpravidla stačit obrazový záznam. Zachycování zvuku by v takovém případě mohlo být vyhodnoceno jako nepřiměřené.

V této souvislosti je vhodné uvést, že zaměstnavatel se nemůže uchýlit k provozování kamerového systému na pracovišti při absenci závažných důvodů ani v případě, že zaměstnanec udělí s takovým postupem souhlas.

Jak na uchování záznamů?

Pokud v rámci kamerového systému dochází k uchovávání záznamů, půjde až na výjimky o zpracování osobních údajů. Tím se dostáváme k druhé rovině regulace, kterou je zákon o ochraně osobních údajů.

Úřad v této souvislosti často připomíná, že by záznamy měly být uchovány jen po nezbytně nutnou dobu. V praxi to znamená, že záznamy by měly být bezprostředně po jejich pořízení vyhodnoceny, a pokud jejich obsah není pro dosažení účelu, za kterým jsou pořizovány, relevantní, měly by být okamžitě zničeny.

Pokud jejich obsah relevantní bude, je přirozeně možno tento záznam uschovat po celou dobu, kdy je potřeba. Dojde-li například na jejich základě k propuštění zaměstnance, lze dovodit, že záznamy mohou být uchovány až do konce lhůty, v níž může zaměstnanec zpochybnit platnost výpovědi, a zahájí-li zaměstnanec soudní řízení proti zaměstnavateli, pak až do jeho pravomocného skončení.

V takovém případě však metodika Úřadu ukládá přijetí technicko-organizačních opatření, která zabrání neoprávněnému přístupu a zneužití těchto materiálů. Záznamy přirozeně mohou být použity pouze k účelu, pro nějž byly pořízeny.

Notifikace Úřadu...

Se zpracováním osobních údajů je spojena oznamovací povinnost vůči Úřadu. Tu je nutno splnit ještě před zahájením monitoringu prostřednictvím elektronického formuláře, který může být vyplněn na webových stránkách Úřadu.

V oznámení musí být kromě jiného konkrétně vymezen i účel zpracování a jeho místa (jimiž se podle metodiky Úřadu rozumí adresy všech míst umístění kamer a míst uložení a zpracování záznamu).

...ale i zaměstnancům a dalším osobám

Aby o kamerách věděl nejen Úřad, ale i subjekty údajů, které jsou sledovány, musí být monitorované prostory označeny informačními tabulkami tak, aby subjekt údajů byl upozorněn před vstupem před záběr kamery (tedy dříve, než jsou jeho osobní údaje shromažďovány).

Tyto informační tabulky musí být umístěny na dobře viditelném místě, měly by být nepřehlédnutelné a dle metodiky Úřadu by měly obsahovat piktogram kamery, údaj o tom, že prostor je monitorován kamerovým systémem se záznamem, identifikaci správce osobních údajů a informaci o místě, kde je možné získat o kamerovém systému podrobnější informace.

Informační tabulka by přitom měla být navržena tak, aby informační povinnost plnila i vůči osobám s vadami zraku nebo osobám nevidomým, v případě, že se jedná o místo, kde lze předpokládat častou přítomnost osob nehovořících česky, je vhodné informační tabulku doplnit i textem v relevantním cizím jazyce.

Poskytování záznamu zaměstnancům

Zákon upravuje i právo zaměstnance, jehož osobní údaje jsou pomocí kamerového systému zpracovávány, požádat zaměstnavatele o informaci o zpracování svých údajů. Lze doporučit, aby byly v rámci společnosti vytvořeny jasné postupy, kdo a za jakých podmínek je oprávněn kopie záznamů zaměstnancům vydávat a jakým způsobem bude poskytování záznamů evidováno.

Dle názoru Úřadu pro ochranu osobních údajů se jako přiměřená doba pro poskytnutí záznamu jeví lhůta 3 týdnů.

V této souvislosti je však třeba upozornit na povinnost zaměstnavatele předložit pouze tu část pořízeného záznamu, na které je žadatel zaznamenán, a v případě, že se na této části záznamu objevují i jiné subjekty údajů, musí být jejich obraz rozostřen nebo jinak zamezena jejich rozpoznatelnost.

Tato povinnost může v praxi znamenat nepřiměřenou zátěž pro zaměstnavatele, neboť v případě, že bude kamerový systém instalován v některém ze společných prostor pracoviště (např. na chodbě, u vstupních dveří), lze předpokládat, že se na záznamu bude objevovat větší množství subjektů a zaměstnavateli tak s poskytováním záznamů budou vznikat dodatečné náklady.

V této souvislosti je vhodné poukázat na to, že má zaměstnavatel právo na přiměřenou úhradu nepřevyšující vynaložené náklady. Dle našeho názoru však těmito náklady nemůže být např. pořízení editačního softwaru nebo dalšího technického vybavení, bez něhož by zaměstnavatel nebyl schopen svoji zákonnou povinnost splnit.

/autoři působí jako právníci ve společnosti CMC Cameron McKenna/