Paretovo pravidlo platí i v time managementu. Neplýtvejte energií na nesmyslné úkoly

Existují dva způsoby, jak si moderní lidé stanovují priority každodenních pracovních činností. Nejčastěji se tak děje na základě časové naléhavosti. Vhodnějším způsobem by přitom bylo jejich určování na základě důležitosti. Naléhavost přitom zůstává druhým, přesto stále významným, kritériem. 

Kdy jste naposledy začali pracovat na úkolu dříve, než se jeho termín dokončení skutečně kriticky blížil? Většina lidí se strašákem jménem deadline dlouhou dobu nevzrušuje. Hasí úkoly až na poslední chvíli a ačkoli si po jejich dokončení slíbí, že příště začne v podobné situaci dříve, činy zůstanou pouze u slibů. Proč? Protože stále uplatňujeme stejný způsob vytyčování priorit.

Věčná maňana

Stanovíme-li si totiž své priority na základě časové naléhavosti, velmi pravděpodobně dospějeme k rozdělení svých úkolů do tří základních kategorií. Půjde o úkoly, které je třeba udělat dnes, které by měly být udělány dnes a úkoly, které by měly být udělány "někdy", zatím však s nimi není třeba spěchat.

Řada důležitých úkolů je pak v rámci tohoto systému zařazena do třetí kategorie, a to až do chvíle, kdy se čas k jejich vykonání skutečně nezadržitelně blíží. Až k tomu dojde, lze jen obtížně hledat odbornou pomoc a mnohdy již nelze úkol provést natolik důkladně, jak bychom si přáli. 

Vhodnějším způsobem stanovování priorit je jejich určování na základě důležitosti. Naléhavost přitom zůstává druhým, stále významným kritériem. Je zřejmé, že je-li určitý úkol časově naléhavý i důležitý, získává prioritu v obou způsobech.

Použití této metody předpokládá, že vezmeme seznam svých úkolů a jeho jednotlivé položky zkoumáme ve světle toho, nakolik přispívají k dosažení našich životních cílů i krátkodobých záměrů. Pokud je odpověď kladná, úkoly si můžeme označit hvězdičkou. Úkoly označené hvězdičkou pak můžeme očíslovat v pořadí, podle kterého je chceme vykonat, a to s použitím dvou kritérií -  jejich časové naléhavosti a poměru mezi časem, který je na ně třeba vynaložit, a jejich přínosy.

Druhé kritérium, poměr mezi časem a přínosy není ničím jiným než jednoduchým způsobem jak vzít v úvahu skutečnost, že i když jeden úkol může být méně významný než druhý (a může postrádat časovou naléhavost), může přesto existovat dobrý důvod ho vykonat dříve.

Jde o úkol, jehož přínosy jsou významné a množství času k němu potřebné poměrně malé. Naším nejdůležitějším úkolem určitého dne může být například příprava zprávy, která nám v daném dni zabere většinu času. Předpokládejme však, že máte několik menších úkolů, které můžete delegovat. Několik minut, které nám přidělení těchto úkolů zabere (před přípravou zprávy), dá těm, kteří je budou vykonávat, několik hodin času navíc. To pochopitelně má svůj smysl.

Poté, co jsme své úkoly označené hvězdičkou seřadili podle jejich priority, proveďme totéž i s úkoly méně významnými. Poté se úkoly pokusme vykonat ve stanoveném pořadí. Náš den tak stane podstatně produktivnějším.    

Paretův princip

Máme-li před sebou ke splnění dlouhý seznam úkolů, může na nás tato situace působit demotivačně. Mnohdy nám dokonce může bránit s úkoly vůbec začít. Nebo může vést k tomu, že začneme pracovat na nejjednodušším úkolu a složitější necháme na konec. To však může znamenat i to, že se k nim nikdy nedostaneme.

Při řízení vlastního času lze ale s úspěchem uplatnit tzv. Paretův princip, někdy též označovány jako pravidlo 80/20. Vědomí toho, že rozhodující přínos z úkolů zařazených na seznam může plynout z vykonání možná jen úkolu jednoho nebo dvou, může pomoci.

Rozumný postup pak radí vybrat dva či tři rozhodující úkoly, přidělit každému z nich odpovídající množství času, soustředit se na ně a dokončit je. Není přitom třeba mít pocit viny z toho, že jsme nedokončili celý seznam. Pokud byly priority vybrány správně, většina očekávaných přínosů se vztahuje k těm několika málo bodům, které vybrány byly.

Kdykoli proto stojíte před složitým úkolem vybrat z velkého množství variant, vezměte do úvahy Paretův zákon. Položíme-li si otázku, které položky jsou skutečně důležité, vyvarujeme se nebezpečí toho, že naši pozornost odvedou aktivity druhořadé.