Nehaste problémy, řešte příležitosti. I všední pracovní úkoly vás musí někam posouvat

Vezměme si prázdný list papíru a pokusme se na něj zachytit své životní cíle, věci, za kterými bychom se rádi ohlíželi zpátky až nám bude osmdesát. Ne všeobecné cíle jako být šťastný, ale konkrétní cíle jako projet svět, dosáhnout určitých znalostí či postavit si vlastní dům.

Pak uveďme své profesionální cíle. Ne ty obecné jako dosáhnout vyššího platu, povýšení nebo vyšší prestiže, ale konkrétní cíle jako dosáhnout určitého místa či být zvolen do určité funkce. Pak si udělejme seznam svých krátkodobých cílů, věcí, kterých bychom chtěli dosáhnout v nejbližších šesti měsících. 

Vedle konkrétnosti by stanovené cíle měly být dosažitelné a skutečně autentické - jinými slovy, měly by odrážet věci, které skutečně chceme a pro které jsme ochotni něco udělat. Je přitom pochopitelně třeba brát v úvahu, že tyto cíle se mohou v průběhu času změnit: jednou z našich priorit by proto mělo být seznam cílů čas od času projít a aktualizovat jej. Seznam by však měl představovat naši nejlepší současnou představu o tom, co bychom chtěli dosáhnout. 

Poté, co seznam vytvoříme, je třeba jej analyzovat. Pravděpodobně bude obsahovat více věcí, než lze rozumně předpokládat, že je možné dosáhnout. Stanovme si proto priority. Vyberme si z každé kategorie tři až čtyři cíle, které považujeme za nejdůležitější, a napišme si je někam tak, abychom je měli každý den na očích.

Naučme se je nazpaměť. A několikrát denně si položte otázku: "Je to, co právě dělám, něčím, co mě přibližuje k mým cílům?" Je-li odpověď negativní, uvažujme o způsobu, jak danou aktivitu eliminovat, delegovat na někoho jiného nebo snížit její prioritu a převést tak její vykonávání do našeho méně produktivního času.

Plánování

Efektivní řízení času vyžaduje jeho plánování: plánování budoucího času můžeme bez přehánění označit jako nejproduktivnější způsob využívání času, který existuje. Nemáme-li alespoň rámcový časový plán svého dne i týdne, budeme svůj čas věnovat prostě čemukoli, co se nám náhodou ocitne na stole. Naše priority budou určovány činností a potřebami jiných. A co je ještě podstatnější, zamyslíme-li se nad využíváním svého času, zjistíme, že fatální chyba, které se při nakládání s ním dopouštíme, spočívá v tom, že se zabýváme hlavně problémy, nikoli příležitostmi.

Denní časový plán by měl hlavní pozornost věnovat dvěma či třem důležitým věcem, kterých bychom chtěli v tomto dni dosáhnout. Jedna z těchto hlavních věcí by měla zahrnovat projekt či úkol, který nás přiblíží k jednomu z našich celoživotních cílů. Ve čtvrtek či v pátek bychom si podobný plán měli připravit pro nadcházející týden.