Konec papírovým dokladům. Elektronická dokumentace se vyplácí i živnostníkům

Výměna elektronických obchodních dokumentů (EDI) je stále vnímána spíše jako nástroj pro velké firmy, které si se svými obchodními partnery denně zašlou i tisíce dokladů. V Česku tohoto nástroje využívají tisíce firem, včetně největších obchodních řetězců. Logickým argumentem pro jeho zavedení je získání náskoku před konkurencí, ale v některých případech navazování obchodní spolupráce je jeho implementace dokonce nutností.

Technologie je "stará" již několik desítek let. První projekty EDI totiž vznikaly už v 60. letech v oblasti automobilového průmyslu. Vzájemnou výměnu dokladů dokonce upřesňují a definují nadnárodní standardy. Vývoj tohoto způsobu komunikace jde díky internetu a moderním technologiím dopředu a řešení EDI začínají být dostupná prakticky každému - i živnostníkovi.

Pro malé firmy a živnostníky, kteří si se svými klienty či odběrateli nezašlou více jak desítky dokumentů za měsíc je ale plně automatizované řešení značně finančně nákladné a vyžaduje vlastnictví přizpůsobeného informačního systému. A taková investice se při menším objemu komunikace nevyplatí.

Řešením pro drobné uživatele je webové EDI, které nemá žádné požadavky na vlastní nákladný hardware a obejde se bez výraznějších investic. "Nejsilnějším argumentem je fakt, že díky webovému EDI můžete svým obchodním partnerům nabídnout stejný komfort komunikace jako ostatní větší dodavatelé s implementovaným, plně automatickým EDI systémem," vysvětluje Jan Mrvík ze společnosti EDITEL.

Konkurenční výhoda nebo nutnost?

Představte si situaci kdy například pekař, který by rád dodával čerstvé pečivo větším obchodním řetězcům, se s potenciálním obchodním partnerem dohodne na ceně i objemu dodávaného zboží. Veškerá jednání ale ztroskotají na tom, že si s řetězcem nedokáže vyměňovat objednávky či faktury ve standardizovaném formátu. Řetězec často raději upřednostní konkurenci, která tuto možnost nabízí. "S webovým EDI je ale pekař schopen komunikovat s řetězcem pro něj zavedeným způsobem, což podporuje navázání a rozvoj obchodních vztahů," dodává Mrvík.

Vytvářet a vyměňovat si se svými obchodními partnery je možné běžné typy dokumentů jako jsou faktury, dodací listy, příjemky a jiné. Takto odeslaný dokument je automaticky přepsán do podnikového informačního systému obchodního partnera zapojeného do EDI komunikace, přičemž si uživatel vystačí s počítačem, tabletem či mobilním telefonem a připojením na internet.

Mezi nesporné výhody takového řešení patří také možnost téměř okamžitého spuštění služby, automatická správa elektronického podpisu nebo zálohování dokumentů.

Nevýhodou webového EDI je jedině nutnost manuálního vytváření a odesílání zpráv a také v některých případech přepis do ERP systému uživatele. To je ale daň za nejjednodušší a nejlevnější řešení.