Lehkou hlavu a volné ruce k práci o občany v těžké životní situaci mají dnes pracovníci Centra sociálních služeb v Ostravě (Centrum). Její vedení si totiž včas uvědomilo, že je nutné držet prst na tepu doby a přenést svoji "kancelář" do cloudu. V Centru dali sbohem e-mailům s přiloženými dokumenty, které procházejí desítkami revizí a opakovaným schvalováním. Vybrali si cestu živých dokumentů, na kterých v jednu chvíli může pracovat i několik kolegů současně. Konferenční videohovory zase nahradily osobní setkání členů týmu dotahující další z řady projektů, které pomáhají druhým. Stejně tak interní on-line komunikátor už není jen místem, kde se kolegové domlouvají, kam zamíří na společný oběd. Ostravská neziskovka je totiž důkazem, že moderní technologie nemění jen svět byznysu, ale i práci neziskových organizací. 

Centrum ještě před dvěma lety řešilo problémy identické s jakoukoli úspěšnou malou či střední firmou. V důsledku expanze služeb narazilo na vznikající komplikace v oblasti komunikace, organizace práce a efektivity nejen rozhodovacích a schvalovacích procesů. Její vedení ale dokázalo koordinaci šesti desítek zaměstnanců, kteří se pohybují na pracovištích Centra v různých částech Ostravy, elegantně vyřešit. Přešli do cloudu.

"Při naší práci jsme se ke cloudovým aplikacím dostali v poměrně zlomovém okamžiku. V době, kdy jsme se jako organizace zastavili a věnovali stabilizaci, sebereflexi a práci na změnách ve vnitřní struktuře, uspořádání managementu a způsobu řízení našich služeb a návazných činností. V průběhu nastavování změn ve fungování řízení organizace a hledání vhodných prostředků komunikace a sdílení dat s vedoucími služeb, manažery projektů a všemi ostatními pracovníky jsme vyzkoušeli několik možných variant. Hledali jsme řešení, které nám všem umožní intuitivně komunikovat a sdílet data tak, aby to vedlo k co nejefektivnější spolupráci na společných projektech kdykoliv a odkudkoliv," říká ředitel Centra Jiří Drastík. 

Skrze organizaci TechSoup Česká republika, která zprostředkovává neziskovým organizacím dary a zvýhodněné nabídky softwaru, hardwaru a IT služeb od předních českých a zahraničních IT společností, si ostravská neziskovka mohla vyzkoušet i Microsoft Office 365. U pomocníka "z mraků", kterého dnes označují slovy "kolega 365", už zůstali.

V jednoduchosti je krása 

"Ve prospěch Office 365 nehrál jen hladký přechod a snadné propojení s již existujícími kancelářskými balíky, on-line prostředí s prvky, na které jsme byli již roky zvyklí z desktopových aplikací, ale také ucelenost tohoto kancelářského balíku, vzájemná provázanost služeb a aplikací a zejména nástroje centrální správy a kontroly nad našimi daty," vysvětluje "I přesto, že sedíme každý v jiné části Ostravy, dokážeme zase fungovat jako jeden tým," dodává Drastík.

Při přechodu se v Centru mohli zbavit i zastaralého exchange serveru, který si sami provozovali, stejně jako dalších starých e-mailových schránek s nepříliš vyhovujícím on-line prostředím. "Migraci e-mailových schránek na servery Microsoftu řadoví pracovníci téměř nezaznamenali. Fungují dál, jak byli zvyklí, s tím rozdílem, že nyní mají k dispozici možnosti, které byly dříve nedostupné. Práci jim usnadňuje centrální adresář, sdílené kalendáře, časové rozvrhy prostředků i místností. Mají k dispozici také pokročilou ochranu proti spamu. V době nepřítomnosti si ve svém uživatelském profilu mohou nastavit automatickou odpověď nebo se na e-mail a ke sdíleným dokumentům připojit kdykoliv a z jakéhokoliv mobilního zařízení," vypočítává výhody nasazeného řešení Dvořák.

Postupně začalo Centrum využívat od Microsoftu i další produkty, například úložiště Sharepoint v podobě interního webu a OneDrivu nebo sociální síť Yammer a také Skype pro firmy. "Interní web nám začal sloužit jako místo k publikaci směrnic a metodik – kde jsme schopni je skrze pracovní postupy schvalovat a připomínkovat. Jeho úvodní strana nám slouží jako nástěnka k vnitřním i vnějším zdrojům, které k práci potřebují lidé na všech úrovních. Funguje jako nedocenitelný rozcestník zejména pro naše nové zaměstnance," rozvádí Dvořák.

Na OneDrive neziskovka bezpečně uchovává a zálohuje uživatelská data. "Vedle toho se OneDrive stává místem spolupráce a kooperace našich manažerů a místem živých dokumentů, na kterých v jednu chvíli může pracovat i několik zaměstnanců současně. Místem, kde jsme schopni jednoduše vyhledávat podle klíčových slov a učit se z minulosti, případně i zkušeností našich kolegů," doplňuje Drastík.

Interní on-line komunikátor Yammer jim zatím slouží spíše k méně formální komunikaci, ale v budoucnu by pracovníci Centra rádi využili jeho potenciálu a v jeho rámci vytvořili konverzační skupiny, které by stavěli na efektu "víc hlav víc ví". 

"Microsoft Office 365 změnil naše vnímání technologií. Používáme ho už déle než rok a za tu dobu se z něj stalo podnětné firemní prostředí, které nám neustále poskytuje zpětnou vazbu a hlavně dostatek prostoru ke zefektivnění naší práce," uzavírá Dvořák z Centra sociálních služeb v Ostravě, které získalo za úspěšné nasazení cloudového řešení ocenění Microsoft NGO Awards. 

Článek pro předplatitele
Ještě na vás čeká 0 % článku. Pokračovat ve čtení můžete jako náš předplatitel.

Vedle přístupu k veškerému on-line obsahu HN můžete mít:

  • Mobilní aplikaci HN
  • Web bez reklam
  • Odemykání obsahu pro přátele
  • On-line archiv od roku 1995
  • a mnoho dalšího...

Máte již předplatné? Přihlaste se.

Přihlásit se

Zajímá vás jen tento článek? Dočtěte si ho za 19 Kč.

Nákup jednoho článku

Vyberte si způsob platby

Platba kartou
 Rychlá online platba

Zpracování osobních údajů a obchodní sdělení

Pokračováním v nákupu beru na vědomí, že mé osobní údaje budou zpracovány dle Zásad ochrany osobních a dalších zpracovávaných údajů, a souhlasím se Všeobecnými obchodními podmínkami vydavatelství Economia, a.s.

Nepřeji si dostávat obchodní sdělení týkající se objednaných či obdobných produktů společnosti Economia, a.s. »

Zaškrtnutím políčka přijdete o možnost získávat informace, které přímo souvisí s vámi objednaným produktem. Mezi tyto informace může patřit například: odkaz na stažení mobilní aplikace, aktivační kód pro přístup k audioverzi vybraného obsahu, informace o produktových novinkách a změnách, možnost vyjádřit se ke kvalitě našich produktů a další praktické informace a zajímavé nabídky.

KOUPIT ČLÁNEK
Čekejte Připravujeme platbu, vyčkejte prosím.
Pozor Platbu nelze provést. Opakujte prosím akci později.

Zadejte e-mailovou adresu

Na e-mailovou adresu vám pošleme potvrzení o platbě. Zároveň vám založíme uživatelský účet, abyste si článek mohli po přihlášení kdykoliv přečíst.

Zdá se, že už se známe

Pod vámi uvedenou e-mailovou adresou již evidujeme uživatelský účet. Přihlaste se.

Jste přihlášen jako

Na e-mailovou adresu vám pošleme potvrzení o platbě.