Rozmanitost jako výhoda: V české pobočce DHL IT Services pracují lidé 70 národností

Dana Poul-Graf se vypracovala z pozice specialistky interní komunikace až do představenstva společnosti DHL IT Services. Ve firmě, která funguje ve více než 220 zemích a v jejíž české pobočce pracují lidé sedmdesáti národností, vede tým globální interní komunikace.

Podle vrcholové manažerky jsou právě lidé největším bohatstvím firmy. "Interní komunikace proto musí být napojena na strategické řízení firmy. Abychom byli partnery a mohli ve firmě ovlivňovat to, jak se lidé cítí," tvrdí Poul-Graf. Dobrá interní komunikace je podle členky představenstva tím, co může podnik rychle pozvednout k úspěchu. Pokud je ale špatná, může firmu naopak stejně rychle rozložit zevnitř. 

Poprvé jsme se setkaly před pěti lety. Zakládala jste Institut interní komunikace společně s Tomášem Pouchou. Jaká byla vaše motivace?

Byla jsem specialistkou na interní komunikaci V DHL a jako mnozí další kolegové z branže jsme fungovali ve firmách jako osamělé ostrůvky. Učila jsem se na vlastních chybách a zkušenostech. Na českém trhu tehdy nebyla možnost napojit se na ostatní experty a porovnat zkušenosti. V zahraničí takové instituce existovaly a z nich jsem čerpala. Ale přece jen místní podmínky jsou specifické a je příjemné sdílet zkušenosti ve svém jazykovém prostředí. Naším cílem bylo i pozdvihnout disciplínu interní komunikace.

Jak se změnila vaše role ve firmě, když jste se stala členkou představenstva?

V roce 2006 byla moje role ve společnosti DHL úplně jiná než dnes. Dostávala jsem úkoly typu – vytvořte plakát, časopis, vymyslete komunikační kanál pro to, či ono. Naší vizí ale bylo stát se strategickým partnerem managementu. Vzali jsme vážně myšlenku, že lidé jsou největším bohatstvím firmy, a začali jsme klást důraz na to, aby interní komunikace byla napojena na strategické řízení firmy. Abychom byli partnery a mohli ve firmě ovlivňovat to, jak se lidé cítí.

Je těžké informovat představenstvo o nespokojenosti zaměstnanců?

Ano. Protože představenstvo bude vždy žít trochu jinou realitu. Slyšela jsem hezkou metaforu: Život firmy se především v období změn podobá vlaku, který prochází tunelem. Na špici je představenstvo, a to už vychází z tunelu, ale celá organizace je ještě v té tmě v tunelu. Moje úloha je nastavovat zrcadlo představenstvu, aby porozuměli tomu, kde se v dané chvíli zaměstnanci nacházejí. Aby svá poselství přizpůsobili potřebám jednotlivce. 

Jaké to je stát každý den mezi lidmi s různými zájmy ve firmě?

Každý lídr musí být schopný čelit a postavit se protichůdným tendencím. Mnohokrát nejsou věci černé nebo bílé, a každé řešení nese určité riziko. Je důležité zachovat si nadhled, ověřovat si fakta a rozhodnutí dělat na základě objektivního posouzení všech stran. Důležité je také nezapomenout na jazykové rozdíly. Firemním jazykem v DHL je sice angličtina, ale překládáme informace na všech komunikačních kanálech i do němčiny pro německé kolegy. Jsme součástí skupiny Deutsche Post DHL s hlavním sídlem v Německu. Samotná naše organizace DHL IT Services má pobočky v Cyberjaya v Malajsii, na více místech v Severní i Jižní Americe a také ve více než 25 státech Evropy.

Čemu se DHL v interní komunikaci nyní věnuje?

Momentálně se zaměřujeme na angažovanost pracovníků. Podle průzkumu z roku 2008, který dělalo německé ministerstvo práce, 32 procent výkonnosti firem závisí na organizační struktuře firmy a zapojení lidí. Neboli pokud se nezajímáte o angažovanost zaměstnanců, tak se nezajímáte až o 30 procent potencionálního finančního blaha firmy. To jsou argumenty, které je dobré představenstvu připomínat.

V pražské DHL IT Services pobočce pracuje přes 70 národností. Jak se pracuje v takovém prostředí?

Rozmanitost vnímáme jako výhodu. Má teorie je, že jsme automaticky tolerantnější vůči sobě navzájem. Neexistuje tu samozřejmý předpoklad z malé vesnice, že něco nějak funguje, že všichni myslí stejně a všichni víme, jak to tu chodí. Takže když jdete na schůzku, kde vidíte tu pestrost lidí, méně předpokládáte výsledek jednání. Častěji klademe otevřené otázky, nic nepředjímáme.

Co je novým fenoménem v interní komunikaci?

Sociální média. Mladá generace má úplně jiná kritéria na komunikaci. To klade obrovské nároky na komunikaci lídrů. Je také důležité zohledňovat kulturní rozdílnosti. Interní komunikátor musí dobře zmapovat terén, poskytnout všem vhodnou radu a umět říci lídrovi, co a jak nejlépe udělat. Při tom je důležitá etika a respekt.

Co chce mladá generace zaměstnanců?

Na sociálních médiích vyžadují rychlé, krátké zprávy a obrovskou flexibilitu. Takže nějaká dlouhá příprava interního newsletteru nepřipadá ani v úvahu. Vyžadují otevřenost, ředitel nebo člen představenstva si proto musí umět získat autoritu spíše přirozeně než důrazem na hierarchii. Umělá hierarchie pro mladé lidí nic neznamená. Pokud chce být šéf dnes přístupnější, méně formální, musí se umět zaměřovat na sociální média. A je úspěšnější, když je stručný, osobní a aktuální, než když píše nějaké dlouhé texty.

Jsou mladí lidé loajální?

Dnes je na generaci Y vyvíjen obrovský tlak. Pro studenty je náročné si najít práci, protože trh je nasycený. Nemyslím si, že jsou méně loajální. Rozdíl je spíš v tom, na co kladou důraz jednotlivé generace. Možná má generace X hypotéky, a proto dává přednost delšímu setrvání ve firmě, zatímco generace Y si žádá flexibilitu a více zkoumá, zda se firma chová společensky odpovědně. Hodně na to v DHL myslíme, podporujeme flexibilní pracovní dobu.

Odcházíte na mateřskou dovolenou. Budete pokračovat v práci?

Ano, člověk by se měl stále posouvat. Základem je mít jasnou představu, co si přejete jako člověk. Druhá věc je, co přijde s narozením dítěte a co předem neovlivníme. Ženy často neumějí říci, co si přejí. Potom jsou překvapené, že se věci nedějí tak, jak chtějí. Spoluzaložila jsem v DHL skupinu Women in Business a zaměřujeme se na rozvinutí potenciálu žen. Náš generální ředitel podporuje ženy, které mají potenciál. Toho si velmi vážím.

Dovolím si ještě jednu poznámku k ženám. Často se na mě kolegyně obracejí až v době, kdy se dostanou do nové životní situace. Ale o svůj profesní život bychom se měly zajímat s předstihem. Nezávisle na tom, jaká je naše rodinná situace, abychom porozuměly širšímu kontextu, cítily se naplněné a mohly podpořit i jiné ženy.

Téma Bohatství firmy: lidé najdete v pondělních HN v rubrice Kariéra. Podrobně zpracované pak v novém vydání časopisu Moderní řízení, který vychází 28. dubna.