Základní pravidla, která musí zaměstnavatel i zaměstnanec dodržovat při čerpání dovolené

Téma dovolených se začátkem léta stává velmi aktuální, protože jsou to právě měsíce, kdy zaměstnanci chtějí nejčastěji čerpat své dny volna. Jaké máte jako zaměstnavatel práva, ale i povinnosti v otázce jejich schvalování, proplácení či nařizování? Jaká pravidla je nutné dodržet při převádění zaměstnancem nevyčerpané dovolené do příštího kalendářního roku? Na to vás upozorníme v následujícím článku.

Já šéfuji, já rozhoduji

Asi nejčastější otázkou, kterou si velká část zaměstnanců pravděpodobně klade je, zda si mohou termín své dovolené určit sami. Zákon na ni dává jasnou odpověď, a tou je „ne, nemohou“. Je to totiž právě zaměstnavatel, kdo primárně rozhoduje o tom, kdy a na jak dlouho zaměstnanec na dovolenou nastoupí.

Na tuto zákonnou podmínku však mnozí zaměstnanci zapomínají nebo o ní možná také někdy ani nevědí. Ve většině případů tak spoléhají na to, že si koupí zájezd na určitý termín a svému šéfovi pak jen oznámí, že si berou dovolenou. Zde nicméně může vzniknout onen problém.

Zaměstnavatel totiž není povinen svému pracovníkovi vyhovět, o to víc ve chvíli, kdy jeho provozní potřeby vyžadují, aby zaměstnanec byl v práci přítomen. Ve finále má zaměstnanec zaplacený zájezd, na který nemůže jet. Kompenzace ze strany vedení firmy zde nepřipadá v úvahu, neboť on žádnou svoji povinnost neporušil.

I zákonná pravidla však mohou mít výjimky. O nich se v červencovém Právním rádci zmiňují Nataša Randlová, partnerka advokátní kanceláře Randl Partners, a Petra Sochorová, vedoucí advokátka advokátní kanceláře Havel, Holásek & Partners.

„Samozřejmě se lze na dovolené i se zaměstnavatelem dohodnout. V praxi to nejčastěji vypadá tak, že zaměstnanec dá zaměstnavateli žádanku o dovolenou a ten ji schválí. Pokud se však rozhodne ji neschválit, zaměstnanec s tím nic neudělá a bude muset na dovolenou v době, kdy se zaměstnavatel sám rozhodne,“ vysvětluje Nataša Randlová.

„Zaměstnavatelé by si měli dávat pozor na převádění nevyčerpané dovolené zaměstnance do příštího kalendářního roku. Platí totiž, že neurčí-li zaměstnavatel čerpání dovolené zaměstnanci do 30. června následujícího roku, má právo určit čerpání dovolené také zaměstnanec, což by zaměstnavateli mohlo způsobit komplikace,“ popisuje potenciální chybu zaměstnavatelů Petra Sochorová.

Z výše uvedeného tak vyplývá, že v podstatě existují dvě situace, kdy si zaměstnanec sám stanoví své volno. Buď se tedy s šéfem dohodne a vypíše si žádanku, která se následně schválí, nebo může rozhodnout o své převedené nevyčerpané dovolené z minulého roku, pokud to do konce června neudělá právě jeho zaměstnavatel.

Jakých dalších chyb se mohou obě strany dopustit?

Převedená nevyčerpaná dovolená do dalšího roku není jediným případem, který občas může zaměstnavateli způsobit problém. Nesnáze mohou nastat také v případě správného určení dovolené. Podle Nataši Randlové si musí zaměstnavatel dát pozor, aby dovolenou určil ve správném limitu – tedy minimálně 14 dní před jejím čerpáním, a vždy písemně.

Dále pak nesmí dovolenou zaměstnanci určit na dobu jeho dočasné pracovní neschopnosti, mateřské a rodičovské dovolené a/nebo vojenského cvičení.

Zuzana Ferianc, advokátka advokátní kanceláře Baker & McKenzie, v Právním rádci také popisuje, jaký je osud nevyčerpané dovolené, převedené do dalšího roku. „Pokud zaměstnavatel dovolenou za kalendářní rok neurčí do konce následujícího kalendářního roku, a zaměstnanec svého práva určit si dovolenou nevyužije, zbývající část dovolené nezaniká. Zaměstnavatel však porušil svou povinnost stanovenou právními předpisy a zaměstnanci z tohoto titulu vzniká právo na náhradu škody vůči zaměstnavateli.“

„Toto právo na náhradu škody by mělo být uspokojeno přednostně uvedením v předešlý stav, tedy určením čerpání dovolené. Z uvedeného ovšem existuje výjimka. Nemůže-li být dovolená vyčerpána ani do konce následujícího kalendářního roku proto, že zaměstnanec byl uznán dočasně práce neschopným nebo z důvodu čerpání mateřské anebo rodičovské dovolené, je zaměstnavatel povinen určit dobu čerpání této dovolené po skončení těchto překážek v práci,“ dodává Ferianc. 

Zde tak na scénu přichází výhoda pro zaměstnance v podobě náhrady škody. Je proto pro zaměstnavatele opravdu důležité dávat si při rozdělování dovolených velký pozor, zda je splněno vše, co by podle zákona splněno být mělo.

Zaměstnanec odchází z práce, co s jeho nevyčerpanou dovolenou?

Ne každý možná ví, že pokud si nevyčerpal veškerou svoji dovolenou, na kterou měl nárok, a ve svém zaměstnání končí, náleží mu za ni náhrada v penězích. Zaměstnavatel je povinen proplatit zaměstnanci, se kterým rozvazuje pracovní poměr, jeho nevyčerpanou dovolenou.

Petra Sochorová na tuto problematiku ovšem reaguje tak, že popisuje, jak to reálně v praxi chodí. Podle ní totiž velice často dochází k tomu, že zaměstnanci je učeno vyčerpání dovolené v průběhu výpovědní doby, nebo že po předchozí dohodě obou stran skončí pracovní poměr až po vyčerpání dovolené.

Jak může být z výše uvedeného článku patrné, problematiku dovolených je třeba zmiňovat neustále. Chybovat ve vybírání volna mohou jak zaměstnavatelé, tak i jejich zaměstnanci. Abychom byli schopni předejít zbytečným nepříjemnostem a komplikacím v oblasti čerpání dovolené, je třeba znát správná pravidla a uznávanou praxi.  

/Článek věnovaný dovolené a překážkám v práci najdete v červencovém čísle Právního rádce, které vychází 18. července./