Máte problémy s time managementem? Vytvořte si časový plán a snímek

Časový plán   

Nepatří-li vaše práce k těm, u kterých lze mít svůj čas zcela pod kontrolou, nemá smysl dělat si detailní plán toho, jak budete každou minutu pracovního dne využívat. Vyrušení a neočekávané události vám nepochybně zničí jakýkoli časový plán, který byste si připravili, a v důsledku toho vás velmi pravděpodobně odradí od jakéhokoli dalšího časového plánování.

Časový plán přesto potřebujete. Klíčem k úspěšnému plánování je plánovat čas ve větších celcích. Rezervujte si větší časové bloky na jednu či dvě skutečně důležité věci, které během pracovního dne musíte udělat, a ponechte si dostatečné množství nenaplánovaného času pro návštěvy, telefonní rozhovory, nepředvídatelné události či druhořadé úkoly.

Plánování času je vhodné spojit s používáním dvou seznamů pro každý den, nejlépe na témže listě v diáři. Na jedné straně si uveďte položky naplánované na určitý čas, jako jsou schůze a setkání. Na druhou stranu si zapište seznam toho, co byste chtěli během dne udělat. Tento seznam si pak prohlédněte a jeho jednotlivé položky očíslujte v pořadí jejich priorit.

Hlavní přínos tohoto seznamu spočívá v tom, že se vám podaří dosáhnout splnění úkolů označených čísly jedna a dvě. Naplánujte si proto pro práci na těchto záležitostech odpovídající objem času. Další úkoly si pak naplánujte v pořadí jejich priorit, tak jak to dovolí čas. Činnostem, které mají druhořadý charakter, konkrétní čas nepřiřazujte – k tomu, abyste mohli řešit neočekávané události, si potřebujete uchovat dostatečnou časovou flexibilitu. Váš plán se jinak stane nepraktickým a od plánování času vás odradí.

Jedním z problémů seznamu úkolů, které byste během dne chtěli vykonat, je, že je zpravidla sestaven na základě jejich časové urgentnosti. Zahrnuje položky vyžadující okamžitou pozornost, z nichž některé jsou důležité a některé nikoli. Zpravidla však nezahrnuje položky, které jsou důležité, nikoli však urgentní, jako je například dlouhodobé plánování a práce na velkých projektech, kterých byste chtěli dosáhnout, ke kterým vás však bezprostředně nikdo netlačí.

Takže vždy, když si budete sestavovat svůj denní seznam činností, které potřebujete vykonat, se zamyslete na chvíli nad svým seznamem cílů a posuďte, zda věci, na kterých pracujete, jsou skutečně věcmi, které vás přibližují tam, kde byste chtěli být.

Nemusí být všechno

Je pravděpodobné, že na konci pracovního dne se až na samý konec seznamu položek, které jste si na daný den naplánovali, nedostanete. S tím byste si však neměli dělat starosti. Pokud jste pracovali podle svých priorit, dosáhli jste důležitých věcí. To je podstatou efektivního řízení času.

K tomu však jedno upozornění. Zjistíte-li, že určitou položku opakovaně přesunujete z dnešního seznamu na zítřejší, může to být proto, že se jedná o položku s nízkou prioritou. Může se však jednat i o tendenci k jejímu odkládání. V tomto případě, namísto toho, abyste ji dále přesunovali, si připusťte, že ji odsunujete a zvažte, co by se s tím dalo dělat.

Několik posledních minut každého pracovního dne by mělo být věnováno přípravě seznamu činností na příští den. Toto pravidlo lze považovat za jeden z nejdůležitějších nástrojů efektivního řízení času. Je-li příprava seznamu odkládána na ráno, hrozí nebezpečí, že bude sestavován náhodně, v důsledku časového tlaku. Seznam bude v tomto případě často obsahovat pouze naléhavé položky, nikoli položky důležité. 

Časový snímek

Časový snímek představuje pravděpodobně nejcennější nástroj, který byl k řízení času vyvinut. Není určen k tomu, aby se stal trvalou, rutinní záležitostí - slouží jako příležitostná diagnostická metoda, které lze využít jednou za několik měsíců či prostě tehdy, kdy se vám zdá, že efektivnost využívání vašeho času klesá. Metoda je snazší, než na prvý pohled vypadá.

Její použití je založeno na diagramu, který je třeba přizpůsobit vlastní situaci. Jde o diagram zachycující denní čas rozdělený po čtvrthodinových intervalech, ke kterým jsou přiřazeny dvě základní položky: činnosti - tedy věci, které děláte a jejich firemní či podnikatelská funkce, tedy jejich cíl či smysl. Ke každé čtvrthodině denní pracovní doby tak v diagramu přiřadíte dva záznamy, odpovídající uvedeným kategoriím. Bude-li to třeba, můžete v "poznámkách" jednotlivé činnosti, kterými se zabýváte, blíže vysvětlit.

Diagram sloužící k zachycení časového snímku je nejlépe umístit na stůl, a to tak, aby byl mimo váš běžný pohled. Zhruba každou půlhodinu (alespoň však jednou za hodinu) pak proveďte příslušný záznam. Celkové množství času, které tato procedura za celý den zabere, pravděpodobně nepřesáhne tři až čtyři minuty. Výsledky však určitě budou překvapivé.

Přijdete na to, že jste dosud měli jen velmi nepřesnou představu o tom, na co skutečně svůj čas vynakládáte. Paměť je v této oblasti notoricky nespolehlivá. Máme totiž tendenci si pamatovat především hlavní důležité okamžiky dne, kdy se nám podařilo něčeho dosáhnout, a přehlížíme čas, který byl ztracen či využit neefektivně. Triviální časové položky jako nejrůznější drobná vyrušení jsou zpravidla příliš nedůležitá, než aby byla zapamatována. Právě tyto časové položky však chceme identifikovat především.

K provedení časového snímku zpravidla postačí doba dvou či tří dnů. Shrnutí a analýza výsledků většinou ukážou překvapivé možnosti pro zdokonalení. Přijdete pravděpodobně například na to, že daleko více času, než jste si uvědomovali, trávíte čtením novin a časopisů.  Možná budete překvapeni i množstvím času stráveným cestou na nejrůznější setkání. Budete proto uvažovat o tom, jak tento čas zredukovat, ať již lepším plánováním či větším používáním telefonu. Úvahy o tom, které aktivity časově omezit, jsou zpravidla daleko přesvědčivější, máte-li před sebou písemný doklad o tom, kolik času tyto činnosti zabírají.

Nejdůležitějším se však velmi pravděpodobně stane, že budete překvapen, jak malé procento času skutečně strávíte nad tím, co považujete za své prioritní záležitosti, tedy jak málo času věnujete plánování, předvídání problémů, využívání příležitostí a práci na dosažení svých hlavních cílů. Výsledky časového snímku mohou být nepříjemné, jsou však nesporně podnětem, jež může vyburcovat k úvaze, jak času využívat lépe.

Tvorba a udržování časového snímku vyžadují pochopitelně určitou dávku vlastní disciplíny. Zpravidla však zabere podstatně méně času, že se může zdát. Především je však nástrojem vedoucím ke skutečně podstatným zlepšením ve využívání času.