Neodkládejte nepříjemné úkoly na poslední chvíli. Budete stresovaní o to víc

Tipy obsažené v našem seriálu o time managementu se vztahují k manažerské praxi. To však vůbec neznamená, že jsou použitelné jen ve světě byznysu – svou povahou jsou univerzální a platí pro libovolné prostředí. Pro lepší přehlednost je uvádíme v abecedním pořadí. Předchozí díly jsou k nalezení zde:  

Odkládání 

S tendencí odkládat své úkoly se setkáme u řady lidí. Existují tři hlavní způsoby, jak tento problém odstranit. Označíme je jako metodu salámovou, bilanční a rozvoje nových zvyklostí. 

Salámová metoda 

Uvědomíme-li si, že máme tendenci určitý úkol odkládat, pokusme se jej rozdělit do co největšího počtu úkolů malých a snadno zvládnutelných. A slibte si, že se nebudete nutit do řešení hlavního úkolu, vykonáte-li alespoň jeden z malých kroků, do kterých jsme jej rozdělili. 

Předpokládejme například, že již delší dobu odkládáte nepříjemný telefonní rozhovor. Použití salámové metody v tomto případě bude vypadat třeba takto: 

• Vyhledáme telefonní číslo a zapíšeme si ho
• Stanovíme si čas, kdy telefonní rozhovor provedeme a ten si zaneseme do diáře
• Rozhodneme se, co přesně zamýšlíme v rozhovoru uvést
• Provedeme rozhovor 

Je-li úkol, který máme provést, rozsáhlý, může být počet "plátků", do kterých jej rozdělíme, značný. Klíčem k úspěchu přitom je učinit každý z dílčích úkolů natolik jednoduchý a rychlý, že jejich provedení nebude příliš náročnou záležitostí. V optimálním případě by mělo jít o úkol, který lze vykonat v několika minutách. Kdykoli pak máte chvíli čas, například mezi jednotlivými schůzkami, návštěvami či při čekání na telefonní rozhovor, můžete vyřešit jeden z dílčích úkolů. 

Mějme přitom na paměti, že prvým drobným úkolem je vždy napsat si seznam malých kroků, ze kterých se splnění úkolu bude sestávat. 

Metoda bilanční 

Druhou metodou, jak odkládání řešit, je analyzovat, nejlépe písemnou formou, pro a proti vztahující se k problému. Na levou stranu papíru si udělejme seznam důvodů, proč úkol odkládáme. Na druhou stranu papíru pak uvedeme to, co jeho včasné dokončení přinese.

Účinek je často překvapující. Na levé straně budeme mít zpravidla jednu či dvě emocionální výmluvy. Například to, že řešení by mohlo vést k nepříjemné konfrontaci nebo že by mohlo být nudné. Na straně druhé pak najdeme dlouhý seznam benefitů, z nichž prvý zpravidla bude pocit úlevy, že nezbytný, avšak nepříjemný úkol máme za sebou. Efekt metody je velmi často rychlý a dramatický. Vzbudí vás z letargie a povede k zahájení práce. 

Změna zvyklostí 

Třetí (a svou podstatou nejhlubší) způsob řešení vychází z toho, že máme-li sklon nejednat či nereagovat tak rychle, jak byste měli, není to zpravidla proto, že by daný úkol byl extrémně obtížný, ale spíše proto, že jsme si vytvořili zvyk věci odkládat, a to kdykoli je to možné. Odkládání se jen zřídka vztahuje jen k jedinému úkolu. Obyčejně jde o zakořeněný způsob chování. Dokážete-li změnit vaše zvyklosti, nebudete předchozí dvě metody potřebovat. 

Nejvýznamnější rozdíl mezi efektivními a neefektivními osobami spočívá v tom, že ty neefektivní mají zvyk uvažovat způsobem: "Tento úkol je třeba udělat, je však nepříjemný, a proto ho budu odkládat, jak dlouho to půjde." Metoda změny zvyklosti funguje obráceně.

Východiskem je vytvořit si seznam úkolů, které odkládáme. A potom, počínaje příštím ránem, začít každý den tím, že uděláme tu nejméně příjemnou věc, která na našem seznamu úkolů figuruje. 

Nejméně příjemná věc bude často maličkost: omluva, kterou se již dlouho chystáme učinit, rozhovor se spolupracovníkem, který odkládáme, otravná práce, o které víme, že ji máme udělat. Ať je to cokoli, udělejme to ještě předtím, než začneme ráno svůj obvyklý denní rituál. 

Tento jednoduchý postup předznamená tón našeho dne. Získáme totiž příjemný pocit, dokonce možná pocit povznesení, z vědomí toho, že den sice teprve započal, nám se však již podařilo vypořádat se s nejméně příjemnou věcí, kterou jsme měli vykonat.