Nejen manažeři padají do pasti workoholismu. Přečtěte si, jak maximálně využít váš čas

Nerozhodnost, lenost, chybné stanovení priorit či vysoké pracovní zatížení jsou ve firmě živnou půdou pro vznik takzvaného "úzkého místa". Dochází k němu v organizacích všech velikostí, kdykoli některá osob, zastávajících důležité místo, neprovede některou z činností, na které jsou ostatní závislí. Výsledkem je problém, jehož cena může být vysoká. Dochází totiž k plýtvání časem často velkého počtu lidí.

Typická úzká místa vznikají v organizaci například i tehdy, jestliže se některý z vedoucích nedokáže včas rozhodnout nebo se vyjádřit k nové myšlence. Před schválením určitého projektu například vyžaduje velké množství zbytečných papírů, nachází zálibu v hledání triviálních nedostatků v psaném textu a požaduje, aby materiál byl přepsán nebo trvá na tom, aby byl důkladně seznámen s každým rozhodnutím svých podřízených a přitom není k zastižení.

Seznam podobných příčin je téměř nekonečný. Řada manažerů si ovšem často plně neuvědomuje, jak svým jednáním narušuje snahu a pracovní úsilí svých spolupracovníků. Brání jim efektivně využívat jejich čas. Úzké místo může vznikat i tím, že určitá osoba má příliš velké množství práce.

Může však nastat i tehdy, mají-li toho některé osoby naopak na práci příliš málo. V této situaci mohou totiž propadat sklonu přesvědčovat ostatní - a mnohdy i sebe sama - že jsou pracovně vytíženi. Mohou například vytvářet nové administrativní úkoly, nekonečně dlouho se zabývat určitými projekty a vytvářet dojem, že se na jejich pracovišti něco děje. Řešením v tomto případě je dát těmto osobám více práce a stanovit pro jejich úkoly jasné časové termíny.

Pokud jste obětí trvalých časových zpoždění v důsledku neschopného nadřízeného či neodstranitelné byrokracie, nemáte mnoho na vybranou. Jediným řešením je dávat o sobě dostatečně vědět. Jste-li naopak vedoucím, pak prvním místem, kde hledat úzká místa, by pro vás měl být váš vlastní pracovní stůl. Platí totiž, že úzká místa se v organizacích podobně jako v lahvích zpravidla nacházejí při jejich vrcholu.  

Cenné střípky času

Osoba, se kterou máte domluvený oběd, má zpoždění nebo musíte čekat frontu na úřadě, v bance či jinde. Tak  vznikají krátké a neplánované časové okamžiky, pro které nemáte využití. Nemusíte tyto střípky času hned odepisovat jako ztracený čas. Považujte je naopak za vzácně vzniklé momenty, které můžete využít k tomu, udělat něco, co by jinak muselo čekat.

Prodejci často zjišťují, že čas strávený v recepci či předpokoji v očekávání prodejního rozhovoru stačí k tomu, aby si vyřídili veškerou svou "papírovou" práci, například napsali zprávu o předchozím obchodním kontaktu nebo poznámku o určitém zákazníkovi, naplánovali budoucí návštěvy a další činnosti. Odpovídající malé úkoly, které mohou být v podobných volných chvílích vykonány, může nalézt každý. Jde jen o to, mít s sebou nezbytné materiály či podklady při ruce.

Ztrácíte-li čas neefektivností jiných, pamatujte, že je to vaše chyba nikoli jejich. Užitečné je proto mít s sebou neustále i několik malých úkolů či problémů k řešení. Kdykoli dostaneme zajímavý nápad, chceme si udělat určitý seznam či vidíme něco, co si chceme zaznamenat, můžeme si udělat poznámky.

Nemyslete proto na střípky času jen jako na okamžiky vhodné výlučně pro rutinní činnosti nebo úkoly s nízkou prioritou. Ve volných minutách mohou být vykonány i důležité projekty s nejvyšší prioritou. Rozdělujete si proto velké úkoly do malých "okamžitých úkolů".

Past workoholismus

Na práci se lidé mohou snadno stát závislými stejně jako na alkoholu nebo drogách. Symptomy této závislosti jsou odmítání vzít si dovolenou, neschopnost zapomenout na práci o víkendu či naditá aktovka při odchodu z práce domů.

Uvedený syndrom může pramenit ze dvou zdrojů. Prvním je prostě neschopnost zvládnout požadavky práce, často v důsledku neefektivního využívání času, především neschopnosti stanovit si správně priority, sklonu k odkládání věcí, nebo nedostatečného delegování.

Druhou příčinou je sklon využívat práci jako náhradní aktivitu či aktivitu, která má jiný důvod než dosáhnout určitého výsledku. Může jít o důsledek mnohdy nevědomého přání zabrat se do práce a zapomenout na jiné okolnosti života (například snahy uniknout před nepříjemným domácím životem), ale i o projev komplexu mučednictví, přání působit dojmem nenahraditelnosti či prostě důsledek toho, že nemáte dostatečný repertoár aktivit pro volný čas, které by vám umožnily dosáhnout určitého uspokojení a zábavy.

Ať je důvod jakýkoliv, osoba nacházející se v této situaci je zjevně více zaujata prací či činností jako takovou (přáním zůstat zaneprázdněn) než jejími výsledky. Jakkoli tato skutečnost většinou má psychologické příčiny, k jejímu řešení může pro začátek stačit nastavit si osobní cíle a položit si otázku, zda činnosti, které právě vykonáváte, vás k vašim osobním cílům skutečně přibližují.

Další otázka se pak týká toho, kde stojí zdraví na seznamu vašich priorit a zda sám sebe neklamete předstíráním, že oběti, které své práci přinášíte, za to skutečně stojí.