Nebojte se hodit lejstra do koše. S čistým stolem lépe dosáhnete cíle

Jedna známá britská firma vyhlásila před lety nadbytečným papírům válku. Každý používaný formulář, každý spis a každý postup vytvářející nové papíry či záznamy byl dán pod drobnohled. Základním pravidlem přitom bylo, že kdykoli existuje o smyslu určitého formuláře či spisu pochybnost, je třeba jej zlikvidovat. Celá akce trvající zhruba rok byla velmi úspěšná: při ověřování významu jednotlivých záznamů bylo totiž zjištěno, že zhruba dvě třetiny je možno zničit. Firma se díky tomu zbavila nejen tun papíru, ale umožnila svým zaměstnancům i manažerům podstatně lépe využívat jejich čas.

Spisy, soubory, kopie

Nadměrné uchovávání spisů, nejrůznějších souborů a kopií je známkou nejistoty a defenzivního uvažování. Naznačuje, že spíše než na dosažení určitých cílů je manažer zaměřen na dokumentaci a jeho uvažování je orientováno místo současnosti na minulost. Cíle organizací zpravidla nesouvisejí s akumulací záznamů, pokud tedy nepodnikáte v oblasti knihovnictví. 

Zamyslete se, kolikrát ukládáte či zakládáte nejrůznější soubory a materiály a položte si otázku, co nejhoršího by se mohlo stát, kdyby daný spis či soubor neexistoval. Přijdete na to, že ve většině případů bude odpověď "nic". Pokud byste danou informaci skutečně potřebovali, velmi pravděpodobně byste ji našli i někde jinde. Nebo byste se bez ní prostě obešli.

Důvodem, proč se nejrůznější záznamy často vymykají kontrole, je, že si při jejich archivaci klademe špatnou otázku. Ptáme se: "Je pravděpodobné, že bych se k tomuto materiálu mohli chtít někdy v budoucnu vrátit?" Odpověď je vždy kladná, protože pravděpodobné je vše, a tak zakládáme vše. Namísto této otázky je třeba si položit jinou: "Pokud bych někdy v budoucnu tento materiál opět potřeboval a neměl bych ho, co bych dělal?" Je velmi pravděpodobné, že snadno přijdete na to, jak se bez něj obejít či jak ho získat jiným způsobem. 

Rozsáhlé soubory pochopitelně nejsou neužitečné. Otázkou však je, zda jsou užitečné natolik, aby ospravedlňovaly množství času a úsilí, které je třeba vynaložit na jejich tvorbu, uchovávání a aktualizaci. Pokuste se odhadnout, kolik času trávíte zakládáním či uchováváním rutinních vnitřních sdělení, informačních zpráv a podobných materiálů. Položte si přitom otázku, zda by vaše organizace na tom nebyla lépe,  kdyby stejné množství času věnovala činnostem zaměřeným na dosažení jejích hlavních cílů.

Dokonalost se už nenosí

Základem celé operace, vedoucí ke zjednodušení a eliminaci záznamů a papírů všeho druhu je i přesvědčení, že manažeři s větší rozhodovací svobodou nesvázanou instrukcemi a manuály budou organizaci lépe řídit. Dalším klíčovým prvkem této filozofie je myšlenka "rozumné aproximace", znamenající, že přiblížení se požadovaným parametrům je z hlediska všech praktických cílů efektivnější než snažit se o naprostou dokonalost pro ni samotnou.

Eliminace časově náročných zpráv, zakládacích procedur, nadměrné písemné komunikace a dalších ve své podstatě zbytečných forem "papírové" práce je navíc dobrým způsobem, jak začít s úsporou nákladů týkajících se i jiných oblastí podniku.