Monitorujete okolí firmy? Můžete, ale jen přiměřeně a podle pravidel

Podobně jako třeba při vyhodnocování návštěvnosti webových stránek narazíme i v případě monitorování okolí firmy prostřednictvím kamer (či jiných záznamových zařízení) na pravidla ochrany osobních údajů.

Jejich dodržování je nutné už kvůli reálným hrozbám v podobě pokut. Ty mohou dosáhnout až deseti milionů korun.

Vše se opět točí kolem osobních údajů

"Monitoring musí spočívat na některém zákonném důvodu, což je typicky ochrana práv provozovatele, a nesmí nepřiměřeně zasahovat do soukromí ostatních osob,“ shrnuje základní pravidlo monitorování Jakub Tomšej z advokátní kanceláře CMS Cameron McKenna.

Nevěnujme se však obecným pravidlům týkajícím se provozování monitorovacích systémů, ale zaměřme se na určitá specifika platící právě pro okolí firmy nebo méně využívané prostory.

Ostatně, mnoho věcí je velmi přesně popsáno přímo na webu Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Točíte okolí firmy? Důlěžitý je účel

Pro monitoring prostorů okolo firmy pak fakticky platí ta nejpřísnější pravidla, pokud jde o přiměřenost.

„Přístup Úřadu pro ochranu osobních údajů při hledání hranice, kam až monitoring může zajít, je většinou spíše restriktivní. Veřejná prostranství, například okolí vchodu do společnosti, by měla být zabírána jen v minimální míře nutné k dosažení účelu monitoringu,“ říká k tomu Jakub Tomšej.

Hodí se tak připomenout například nedávný postup Úřadu pro ochranu osobních údajů v případě společnosti Student Agency a její snahy o umístění nahrávacích kamer. Úřad totiž řešil na jejím základě dvě různé případy, které celou věc dobře ilustrují.

„Úřad pro ochranu osobních údajů zamítl rozklad, který podala společnost Student Agency, s.r.o. proti jeho rozhodnutí, jímž odmítl registraci kamer monitorujících řidiče, stevarda a jejich bezprostřední okolí. Takové umístění kamer bylo shledáno jako nedůvodný a nepřiměřený zásah do soukromí zaměstnanců.

V loňském roce naopak Úřad zaregistroval zpracování osobních údajů společností Student Agency, s.r.o. prostřednictvím čtyř kamer umístěných po stranách autobusu v jeho přední části.

Zde bylo shledáno, že jde o opodstatněný prostředek instalovaný za účelem ochrany majetku a zdraví zaměstnanců, zvýšení bezpečnosti cestujících a přepravy,“ popsala v květnu rozesílaných informacích tisková mluvčí úřadu Hana Štěpánková.

Pravidla, na které nesmíte zapomenout

Nahrávat okolí své firmy tedy samozřejmě nejde jen tak. „Provozovatel by neměl zapomenout na povinnost upozornit subjekty údajů na to, že k monitoringu dochází. V praxi se využívají informační tabulky s piktogramem kamery, které by měly obsahovat i údaj o tom, kdo je správcem osobních údajů a kde je možno získat podrobnější informace o zpracování těchto osobních údajů,“ zdůrazňuje Jakub Tomšej a dodává:

„Provozovatel by měl rovněž správně vypracovat vlastní metodiku, jak budou osobní údaje zpracovány. V ní by se měla řešit například otázka zabezpečení osobních údajů, přístupových práv, doby, po niž se záznamy uchovávají a podobně.“

Pokud je okolí firmy nahráváno právě jako prevence před vloupáním nebo jinou kriminální hrozbou, měly by být podle Tomšeje získané záznamy vyhodnocovány ihned. „A nebudou-li potřeba například pro zahájení trestného řízení, měly by být přibližně do dvou až třech pracovních dnů zlikvidovány,“ říká.

Také upozorňuje na judikát Městského soudu v Praze (je možné jej najít pod číslem 11 Ca 298/ 2008), který se sice týká školního prostředí, ale mimo jiné z něj například vyplývá, že schovávat si záznamy 14 dnů je nepřiměřeně dlouho.

Sklady a uzavřené prostory

Platí nějaká zvláštní pravidla pro monitoring například skladů nebo prostorů, které bývají delší dobu uzavřené?

„Čím méně lidí se v daných prostorách pohybuje, tím klesá i potřeba řešit soulad kamerového systému s principy ochrany osobních údajů a při výkladu povinností správce osobních údajů je tak možno být benevolentnější. Nejsem si však vědom toho, že by v tomto ohledu výslovně platila zvláštní pravidla,“ odpovídá Jakub Tomšej.

Zjednodušeně řečeno, není to tedy tak přísné, jako například u natáčení ulice.

Zaměstnanci nebo třetí osoby?

Otázkou rovněž je, nakolik můžou kamery zasahovat do soukromí zaměstnanců a třetích osob. Je v tomto nějaký rozdíl? Jsou zaměstnanci chráněni více, nebo naopak méně než lidé, kteří kolem firmy třeba jen procházejí?

„Zákoník práce stanoví přísnější pravidla pro monitoring zaměstnanců. K provozování kamerového systému na pracovišti je zapotřebí jednak legitimní důvod spočívající ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele, a jednak předchozí notifikace zaměstnanci,“ říká Jakub Tomšej a dodává:

„Na diskusním fóru Úřadu se svého času objevil dotaz, týkající se legitimity kamerového systému, který byl nainstalován na pracovišti v zaměstnanecké kuchyňce a měl zabránit případům krádeží svačin mezi zaměstnanci. Je otázkou, jestli byl tento dotaz vůbec myšlen vážně. V praxi by se ale asi našlo dost případů, kdy monitoringem dochází k závažným zásahům do soukromí osob z důvodu ochrany zájmů, které se mohou zdát malicherné.“

/Připraveno ve spolupráci s měsíčníkem Právní rádce/