Pět doporučení, jak si nenechat rozkrást firmu. Pozor hlavně na zpronevěru a podplácení

Z elektronického bankovnictví jedné tuzemské firmy se daly odesílat platby jen tehdy, když své autorizační klíče použili současně ředitel a hlavní účetní. Jenže ředitel byl často na cestách, a tak svěřil svůj autorizační klíč hlavní účetní. Výsledkem byla zpronevěra více než deseti milionů korun. 

"Většina odhalených podvodů účetních začala docela nevinnou chybou paní účetní, která zaplatila omylem něco dvakrát. Protože na chybu přišla ona a nikdo jiný, uvědomila si, že ji nikdo nekontroluje," říká partnerka poradenské společnosti TPA Horwath Jana Skálová. 

K obvyklým prohřeškům zaměstnanců patří zpronevěra majetku, podplácení, střet zájmů či manipulace při výběrovém řízení.

1. Zaveďte jasná firemní pravidla chování

Abyste ochránili váš majetek, je třeba zaměstnancům přesně sdělit, jak se mají chovat, a které chování už nebude akceptováno. Jasná pravidla byste měli nastavit a zdokumentovat zejména pro rizikovější oblasti, jako například proces uzavírání smluv, způsob výběru dodavatelů, nakládání s hotovostí či pro nákup a prodej firemního majetku.

Neexistence pravidel může v praxi znamenat, že zaměstnanci budou mít přílišnou volnost v rozhodování a výkladu, což může vést ke zneužití majetku firmy.

"Jeden náš klient rozvázal okamžitě pracovní poměr s několika zaměstnanci, kteří téměř polovinu pracovní doby trávili sledováním pornografických stránek. Jelikož ale zneužívání pracovních prostředků tímto způsobem nebylo explicitně zakázáno firemními směrnicemi či pracovní smlouvou, soud dal za pravdu zaměstnancům a náš klient je musel přijmout zpět a zaplatit jim ušlou mzdu," vzpomíná Tomáš Kafka, ředitel oddělení investigativních služeb a řešení sporů poradenské společnosti EY.

2. Zeptejte se na názor vlastních lidí

Podle zkušeností z praxe oznámí podvod nejčastěji řadoví zaměstnanci. Měli by také nejlépe vědět, jak nastavené procesy ve firmě probíhají ve skutečnosti. "Mohou upozornit na možné procesní chyby, neefektivní či dokonce neexistující kontroly, které nedostatečně chrání majetek firmy," říká Stevan Villalobos, manažer oddělení investigativních služeb a řešení sporů EY.

Rizika je možné snížit například stanovením schvalovacích limitů na nákup zboží a služeb či omezením plateb v hotovosti.

3. Nespoléhejte na loajalitu zaměstnanců

I když v menších firmách se všichni znají a zpravidla si důvěřují, podle odborníků se nevyplácí spoléhat na loajalitu. Své by o tom mohl vyprávět ředitel jedné rostoucí obchodní společnosti.

"Z elektronického bankovnictví se daly odesílat platby jen tehdy, když své autorizační klíče použili současně ředitel a hlavní účetní. Pan ředitel byl často na cestách, a tak svěřil svůj autorizační klíč hlavní účetní, ke které měl velkou důvěru - spolupracovala s ním na rozvoji firmy téměř deset let. Výsledkem byla zpronevěra více než deseti milionů korun během několika měsíců prostřednictvím proplacených faktur za fiktivní služby," popisuje Villalobos.

4. Sledujte finanční toky

Nejčastěji okrádá majitele firmy pracovník, v jehož rukách se kumuluje více funkcí. Podle Jany Skálové, partnerky poradenské společnosti TPA Horwath, je přitom nejrizikovější kumulace funkce pokladní a účetní. Pokladní spravuje pokladnu, proplácí zaměstnancům doklady, vybírá a vkládá peníze do banky. Pokud ten stejný člověk vede současně účetnictví, pak je velmi snadné některé doklady proplatit dvakrát.

"Většina odhalených podvodů účetních začala docela nevinnou chybou paní účetní, která zaplatila omylem něco dvakrát či omylem poslala peníze z účtu na chybný protiúčet. Protože na chybu přišla ona a nikdo jiný, uvědomila si, že ji nikdo nekontroluje a že je riziko odhalení záměrného "omylu" nízké," říká Skálová.

5. Všímejte si chování obchodníků

Jednou z nejrizikovějších skupin zaměstnanců bývají obchodníci, jejich odměny jsou často navázány na splnění prodejních cílů. Odborníci doporučují prověřovat výsledky obchodníků a všímat si nestandardních znaků. "Tím může být, když se průměrný obchodník v krátké době zařadí objemem prodejů mezi nejúspěšnější nebo pravidelně získává pro firmu velmi lukrativní zakázky u stejného zákazníka," říká Tomáš Kafka z EY.

Chcete se dozvědět další způsoby, jak zabránit rozkradení firmy? Zajímá vás, jak efektivně sledovat, zda zaměstnanci opravdu pracují? Kupte si pondělní Hospodářské noviny s přílohou Podnikání, která vám poradí, jak si ochránit vlastní majetek.