Co čekat od virtuální kanceláře? Úsporu nákladů i vyšší efektivitu práce

Díky cloudovým službám se už nemusíte starat o správu svých dat a řešit, zda už nenastal čas vyměnit zastarávající počítače. Potřebné programy a aplikace totiž provozuje na vlastních zařízeních poskytovatel cloudových služeb. Kromě bezproblémové správy programů a jejich trvalé dostupnosti získáte také možnost využívat cloud přes telefony či tablety.

Ve formě cloudové služby lze provozovat běžné a známé kancelářské aplikace typu textový editor, tabulkový kalkulátor nebo nástroje pro tvorbu prezentací. V podstatě každá kategorie těchto programů má minimálně jednu alternativu dostupnou v cloudu. Populární se v podnikovém prostředí stala cloudová úložiště souborů, jež vedle sdílení běžně nabízejí i funkce sledování zásahů a verzí.

"Cloudová kancelářská řešení využívají společnosti všech velikostí a jejich počet se neustále zvyšuje," říká Bohuslav Dohnal, ředitel společnosti Netmail, která se věnuje implementaci cloudových služeb značky Google v podnicích.

Nedílnou součástí většiny cloudových aplikačních nabídek jsou funkce sdílení souborů, adresářů, kalendářů nebo úkolů. Uživatelé se také nemusejí starat o zálohování, které zajišťuje poskytovatel služeb.

Používání cloudu ale může teoreticky přinést i starosti. Služby nemusejí být vždy dostupné, poskytovatel je nedokáže účinně zabezpečit a hrozí i možnost zneužití uložených informací. Případů skutečného selhání cloudových poskytovatelů sice není mnoho, ale existují. Vyplatí se proto si dopředu zjistit, jak je o data v cloudu pečováno.

"Ideální poskytovatel cloudových služeb umí přesně doložit, jaká dodržuje pravidla pro zacházení s daty a také seznam bezpečnostních certifikací nezávislých autorit," říká Martin Panák, produktový manažer společnosti Microsoft.

Bezpečnost a správa

Cloud také stále více pomáhá chránit firmy proti kybernetickým útokům. Poskytovatelé nabízí služby, které umožňují preventivní zásahy z jejich datového centra a řeší případné bezpečnostní incidenty. S jejich pomocí lze vybudovat takzvaný bezpečnostní perimetr podniku, přičemž firma samotná žádný server ani software za tímto účelem neprovozuje.

S pomocí cloudových nástrojů lze v podniku také spravovat koncové stanice uživatelů. Administrátor má dohled nad jejich provozní i bezpečnostní "kondicí", což rovněž přispívá k ochraně firemních dat.

Virtuální desktopy

Díky cloudu je také možné zbavit se v kancelářích neforemných krabic stolních počítačů. Při využívání služby takzvaného virtuálního desktopu využívají klienti na dálku počítače poskytovatele. K nim se připojují pomocí internetu, v kanceláři potřebují pouze monitor, klávesnici a myš. Veškeré výpočetní operace zajišťuje vzdálený server.

"Virtuální desktop potřebuje ke svému provozu průměrnou rychlost připojení 150 kilobitů za sekundu, kterou bez problémů nabízejí například mobilní sítě 3G," říká Marek Bražina, systémový inženýr společnosti VMware a dodává: "Virtualizační technologie dnes již umožňuje desktop provozovat i v off-line módu. Po připojení do sítě dojde k synchronizaci a aktualizaci dat z datového centra."

Výhody cloudu v praxi

Odborná i laická veřejnost často vášnivě diskutuje o tom, zda jsou cloudové služby nákladově výhodné. Vždy však záleží na propočtu konkrétní situace a k ní vztažené nabídky. Podniky obvykle nedokážou přesně vyčíslit prostředky, jež na pořízení, provoz a správu informačních a komunikačních technologií vynakládají.

Často tudíž dojdou k závěru, že cloud neznamená finančně výhodnější variantu. Ve prospěch nabídek jeho poskytovatelů však hovoří specializace a úspory z rozsahu provozované infrastruktury. Náklady na IT je třeba počítat co nejkomplexněji, jinak srovnání cloudu a interně provozovaných systémů nebude realistické.

Finanční stránku cloudových služeb pozitivně hodnotí například Jiří Kubeš, ředitel sdružení IPC Team – zřízené společností Alukov, výrobcem bazénového příslušenství:

"Z pohledu úspory nákladů máme jednoznačně pozitivní zkušenost. Podle hesla "čas jsou peníze" cloudové služby dovolují, aby se naši pracovníci věnovali jiným činnostem než správě IT." Jeho podnik využívá nabídky cloudu pro distribuci a sdílení firemních informací, komunikaci i správu profilů na sociálních sítích. Na procesy spojené s důvěrnými informacemi však cloudové služby obvykle nenasazuje.

Výhody zřízení a provozu cloudové kanceláře vyjmenovává Štěpán Tůma, marketingový ředitel pro firemní zákazníky ve společnosti Vodafone: "Úspora nákladů, minimalizace počátečních investic, transparentní a předvídatelné výdaje, okamžité zpřístupnění služeb, vysoká spolehlivost provozu aplikací z datových center a trvalé zpřístupnění nejmodernějších a nejaktuálnějších technologií."

Mezi výhody cloudových nabídek, které se specificky vztahují k malým a středním podnikům, podle něj patří omezení potřeby interních nebo externích IT specialistů a s tím související nižší náklady. Možnosti cloudu oceňuje i Michal Menšík, jednatel společnosti Inveo.cz, která se věnuje poradenství v oblasti elektronické komerce: "Cloudové služby v kancelářském prostředí jsou neocenitelným pomocníkem. Máme k nim přístup odkudkoliv, kdykoliv a díky multiplatformní podpoře také na jakémkoliv zařízení," říká Menšík.

Jistou nevýhodou cloudových služeb, která postihuje především terénní pracovníky, může být případná nemožnost práce bez dostupného připojení k internetu. V současnosti však existují nabídky, které umožňují práci v off-line režimu. Po připojení se data synchronizují s obsahem uloženým na serverech poskytovatele.

Cloudové služby také často úzce spolupracují s mobilními aplikacemi a zařízeními. Jiří Kubeš ze společnosti Alukov oceňuje zejména automatickou synchronizaci obsahu na mobilních a přenosných zařízeních nebo trvalou dostupnost dokumentů. Bohuslav Dohnal z firmy Netmail k tématu fyzických zařízení dodává:

"Při ztrátě nebo zničení přístroje může uživatel okamžitě přejít na jiný a pokračovat v práci, kterou má uloženu v cloudovém prostředí. Současně se nemusí obávat o bezpečnost svých dat, která je možné v řadě případů vzdáleně smazat."

Trend konzumerizace

Cloud ale není jedinou možností, jak zlepšit pracovní efektivitu ve vaší firmě. Odborníci tvrdí, že lepší výkony podávají zaměstnanci, kteří pracují s počítačovými programy, jež dobře znají a používají je i pro soukromé účely. Jde o princip, pro který se v západních zemích užívá akronym BYOA (Bring Your Own App). Koncept BYOA nelze samozřejmě uplatnit na všechny podnikové aplikace, ale minimálně v běžné kancelářské praxi jeho nasazení téměř nic nebrání.

Analytici společnosti Gartner tvrdí, že pokud zaměstnancům nabídnete aplikace, které znají z osobní zkušenosti, pravděpodobně tím výrazně zvýšíte jejich produktivitu. V programech, které lidé využívají v soukromí, totiž obvykle vykazují mnohem vyšší míru digitální gramotnosti. "Většina cloudových aplikací je často uživatelsky velmi dobře naprogramována, protože jednoduchost v očích u uživatelů vyhrává, a právě takové programy pak chtějí používat," dodává Michal Menšík ze společnosti Inveo.cz.

Koncept BYOA patří do trendu známého pod pojmem konzumerizace. V podstatě jde o prolínání kdysi striktně oddělených světů spotřebitelských a podnikových informačních technologií. Organizace se snaží zvýšit produktivitu zaměstnanců tím, že jim poskytnou známé technologie.

/Článek vyšel v dubnové příloze Podnikání Hospodářských novin./