Začínáte pracovní den pročítáním novin a e-mailů s kávou v ruce? Snižujete svoji výkonnost

Předešlý díl seriálu o efektivnímu využívání času jsme věnovali principu nastavení priorit denních úkolů. Vysvětlili jsme si, že přiřazení priority pracovní činnosti dle časové naléhavosti není nejvhodnější způsob rozdělení denních úkolů. V dnešním díle vysvětlíme, že úkoly s nejvyšší prioritou bychom měli vyřizovat v době naší nejvyšší pracovní výkonnosti. Neplýtvat časem, kdy je náš mozek nejvíce soustředěn, na rutinní činnosti.

Pracujeme-li v kanceláři, je křivka naší denní výkonnosti poznamenána podstatně více vrcholy a poklesy, než je tomu u osob pracujících manuálně. Pravidlem je, že většina naší práce je vykonána jen v části našeho pracovního dne. Jde o čas, který můžeme označit časem nejvyšší výkonnosti.

Ranní ptáče...dál doskáče

U většiny lidí je časem nejvyšší výkonnosti několik prvých hodin pracovního dne. Mnoho z nás však tento fakt ignoruje a tráví tyto hodiny prováděním rutinních úkolů nevyžadujících velkého úsilí. Pročítáme emaily, noviny, časopisy, vyřizujeme běžné telefonáty a další. Čas nejvyšší výkonnosti dne by měl být ale využit na věci, které mají největší význam - věci které vyžadují energii, plnou bdělost a nejvyšší tvořivost.

Snažme se proto plánovat jeden či dva úkoly mající daný den nejvyšší naléhavost do času nejvyšší výkonnosti a na úkolech s nižší prioritou pracovat až ve zbylém čase. 

Dalším krokem je vytvořit si podmínky pro to, abychom měli možnost tyto úkoly provádět dostatečně dlouho bez přerušení. Ani v průběhu času s nejvyšší produktivitou totiž nejde pracovat zcela nepřerušovaně.

Bez přestávky k apatii

Pracovat po dlouhou dobu bez přestávky není efektivním využíváním času. Pracovní energie se při dlouhodobém provádění jedné činnosti postupně snižuje. Nastupuje znudění, akumuluje se stres a napětí. Nemění-li se během dne pracovní tempo, přichází postupně tendence k podrážděnosti, chronické únavě, bolesti hlavy, úzkosti či apatii.

Přestávka nemusí být spojena jen s odpočinkem. Vhodnější je přechod k jinému druhu práce, který většinou dokáže poskytnout stejnou úlevu od napětí jako pouhá relaxace. Takovou přestávkou může být několikaminutový přechod od mentální činnosti k jakékoli fyzické činnosti.